Turbūt labai nesuklysiu darbuotojų darbo grafikų sudarymą pavadindami mokslu. Būdami vadovai, turite tinkamai organizuoti darbą savo įmonėje paskirstydami darbuotojus į reikalingas pamainas, atsižvelgdami į jų įgūdžių lygį ir žinoma, pageidavimus. Tačiau ties sudarytu grafiku darbas nesibaigia – turite nuolat reaguoti į pokyčius mėnesio eigoje, atitinkamai atlikti korekcijas ir stebėti, kad darbuotojams neliktų neišdirbtų valandų ar nesusidarytų viršvalandžiai.
Šis darbas yra išties sudėtingas, o tai reiškia, kad ir klaidų tikimybė yra nemaža. Šiame straipsnyje aptarsime, kokios yra dažniausiai pasitaikančios darbuotojų grafikų sudarymo klaidos ir kaip jų galima išvengti.
1. Daug laiko skiriama grafikų sudarymui
Būdami vadovai esate atsakingi už įvairias sritis – darbo organizavimą, konfliktų sprendimą, grafikų sudarymą ir daugelį kitų. Viena iš daugiausiai laiko ir atsakomybės reikalaujančių užduočių yra tinkamas savo darbuotojų darbo organizavimas ir jų grafikų sudarymas. Kuo daugiau darbuotojų, tuo sudėtingiau atlikti šį darbą, natūraliai atsiranda ir klaidų. Kyla klausimas, ar ne per daug laiko skiriama grafikų sudarymui?
Gali būti, kad pamiršite suplanuoti darbuotojui pamainą arba suplanuosite atvykti daugiau žmonių tam tikrą dieną nei Jums reikia. Šiomis klaidomis darbuotojai ar kiti vadovai nebus patenkinti, norint jas ištaisyti reikės investuoti dar daugiau laiko. Jei naudojate Excel programą, apsvarstykite galimybę pereiti prie modernios grafikų sudarymo priemonės (pavyzdžiui, OPTAS), kuri už Jus gali sudaryti grafiką automatiškai, pati pastebi klaidas ir saugo duomenis vienoje patogioje vietoje.
2. Darbo kodekso pažeidimai
Nepaisant to, kad darbo kodeksas vadovams yra gerai žinomas, dažnai pasitaiko klaidų jo laikymosi atžvilgiu, ypač susijusių su reikalavimais dėl darbo, poilsio laiko bei pertraukų skyrimo. Tinkamai suprasti darbo kodeksą ir jį gerai išmanyti yra tikras iššūkis, kadangi jis aprašomas sudėtingu, teisiniu formatu, tam tikri terminai gali būti klaidinantys. Darbo inspekcijos (VDI) duomenimis, iš visų užfiksuotų darbo teisės pažeidimų net 29 % pažeidimų buvo nustatyti dėl darbo laiko, o 10 % dėl poilsio laiko. Tai yra net apie 40 % pažeidimų susiję su darbo grafikais.
Tačiau šiais laikais nebūtina pergyventi dėl atitikties Darbo kodekso reikalavimams. Modernios darbo grafikų sudarymo sistemos realiu laiku gali patikrinti, ar sudarytas grafikas atitinka reikiamus reikalavimus. Arba gali automatizuotu būdu sudėlioti grafikus už Jus, kurie pilnai atitinka darbo kodekso taisykles. Tokios sistemos kaip OPTAS gali pastebėti ir ištaisyti pažeidimus, taip sutaupant ne tik laiko bet ir galimų finansinių išlaidų kylančių dėl teisinių ginčų.
3. Nesąžiningas pamainų paskirstymas darbuotojams
Kaip vadovas, Jūs turite užtikrinti, kad sudaromi grafikai būtų sąžiningi darbuotojų atžvilgiu. Ar visi gavo po laisvą savaitgalį, ar kažkam netenka visą laiką dirbti pačiose sunkiausiose pamainose? Žinoma, logiška, labiau patyrusiems darbuotojams skirti sudėtingesnes pamainas, tačiau nepamirškite, kad visi Jūsų darbuotojai turi būtų sąžiningai paskirstyti dirbti skirtingose pamainose.
Darbas skirtingose pamainose yra puikus būdas stiprinti darbuotojų pasitikėjimą savimi ir jų gebėjimus. Mažiau patyrusiems komandos nariams turėtų būti suteikta galimybė pasireikšti labiau įtemptose pamainose, nes tai skatina juos tobulėti ir mokytis. Taip pat gera praktika yra paskirstyti talentingus, daug patirties turinčius darbuotojus, per kelias skirtingas pamainas. Tai padės greičiau apmokyti komandas, susikurs sąžininga darbo kultūra ir užsimegs stipresni ryšiai tarp darbuotojų.
4. Neefektyviai paskirstytos valandos tarp darbuotojų
Jeigu savo įmonėje taikote suminę darbo laiko apskaitą, greičiausiai gerai žinote, kaip problematiška yra sužiūrėti darbuotojų darbo valandas per kelis mėnesius. Keliuose Excel failuose išsimėtę grafikai, nuokrypiai nuo plano, klaidos skaičiavimuose lemia, kad nepavyksta išlyginti darbo valandų paskutinio suminės laiko apskaitos mėnesio gale. Dėl to atsiranda arba neišdirbtos valandos, arba viršvalandžiai, kurių dažnu atveju buvo galima išvengti.
Tam, kad būtų išvengta šių problemų, itin svarbu turėti priemones, kuriose lengvai galite sužiūrėti darbuotojų suplanuotas dirbti valandas, faktines darbo valandas bei suminės laiko apskaitos likučius. Šiuolaikinės grafikų sudarymo sistemos gali padėti stebėti darbuotojų darbo laiką, iš karto apskaičiuoti viršvalandžius ir atsižvelgti į suminės laiko apskaitos likučius automatiškai generuojat grafiką. Tokia programa yra naudinga norint efektyviai suvaldyti ir paskirstyti darbo valandas tarp darbuotojų.
5. Necentralizuota informacija apie darbo grafikus
Įmonėse, kuriose darbas yra organizuojamas pamainomis, darbo procesų sklandumas priklauso nuo darbuotojų atvykimo (laiku) į darbą. Jeigu suplanuota dirbti mažesniam kiekiui darbuotojų nei turėtų būti, nukenčia Jūsų klientai negaudami kokybiškų paslaugų ar prekių. O Jūsų komanda turi dirbti padidintu krūviu, kas ilguoju periodu gali lemti ir didelę darbuotojų kaitą ar žmonių perdegimą. Komunikacija ir informacijos pasiekiamumas yra labai svarbūs sudarant grafikus, nes Jūsų komanda turi žinoti, su kuo ir kada dirba. Kaip efektyviai Jūsų komanda gali gauti visą šią informaciją?
SMS žinutės tikrai ne visada yra patikimos, el. laiškai ignoruojami, o atspausdinti popieriniai grafikai ar pokyčiai juose pasimeta. Vietoj to pasirinkite centralizuotą grafikų sistemą, kurioje darbuotojai galėtų matyti aktualiausią informaciją ir jei reikia, atliktus pakeitimus. Darbuotojai gaus informaciją apie atnaujintą grafiką realiu laiku ir galės jį pasiekti vienoje patogioje sistemoje. Komunikacijai apie darbo organizavimą skirtas įrankis pašalina darbuotojų spėliojimus, ar jų grafikas nepasikeitė ir palengvina komunikaciją tarp vadovų ir darbuotojų.
6. Laiku nesudaryti grafikai
Laiku skelbiami grafikai suteikia darbuotojams pakankamai laiko susiplanuoti savo asmeninį gyvenimą. Nesmagu, kai tenka praleisti draugo gimtadienį, nes paskutinę minutę buvo suplanuota dirbti pamainoje. Toks planavimas kelia stresą tiek Jums, tiek Jūsų darbuotojams, todėl reikia ieškoti būdų, kaip to išvengti.
Pavėluotai paskelbti grafikai gali kelti ne tik galvos skausmą. Darbo kodeksas reikalauja, jog darbdaviai apie grafikus praneštų iš anksto, bent 7 dienos prieš jam įsigaliojant. Šio reikalavimo neįgyvendinus gali būti taikomos baudos, o darbuotojai laiku neinformuoti neprivalo atvykti į darbą. Naudodamiesi modernia grafikų sudarymo sistema galite iš anksto sudaryti ir paskelbti darbuotojų grafikus vos kelių mygtukų paspaudimu.
7. Neišpildomi darbuotojų pageidavimai
Jūsų darbuotojai yra raktas į Jūsų įmonės sėkmę. Nepamirškite atsižvelgti į jų prašymus dėl tam tikrų pamainų, poilsio dienų. Kai kurie komandos nariai viduryje savaitės gali turėti šeimyninių įsipareigojimų. Kiti gali lankyti studijas ir negalėti dirbti atėjus egzaminų laikotarpiui. Gerai žinoti, kurie darbuotojai labiau nori dirbti vakarinėse pamainose, o kurie mieliau dirba rytinėse.
Patogi sistema, kurioje darbuotojai gali teikti pageidavimus, padės Jums lengvai suvaldyti grafikų sudarymo procesą. Visus prašymus galėsite matyti vienoje vietoje, o sistema pasirūpins už Jus, kad darbuotojų pageidavimai būtų išpildyti. Su modernia sistema grafikai sudaromi taip, kad būtų užtikrinama darbo ir asmeninio gyvenimo pusiausvyra.
8. Neatsižvelgiama į darbuotojų kompetencijas
Kiekvienas darbuotojas turi tam tikras kompetencijas, kurios yra reikalingos įmonės veiklai. Sėkmingos komandos sudarymas yra svarbus veiksnys, siekiant užtikrinti, kad būtų pasiektas geras darbo rezultatas įmonėje. Pavyzdžiui, gamyba negali vykti, jeigu trūksta vieno iš linijos darbuotojų arba klientai gali būti nepatenkinti, jei nėra nei vieno specialisto, galinčio atsakyti į specializuotos srities klausimus. Todėl svarbu sudaryti komandą, kurioje yra reikalingų kompetencijų darbuotojų galinčių pilnai užtikrinti Jūsų įmonės veiklą.
Sužiūrėti, kad tinkamų kompetencijų darbuotojai dirbtų reikiamose pamainose reikiamu metu, yra dar viena nelengva užduotis vadovui. Tačiau įsidiegus išmanią grafikų sudarymo sistemą, joje lengvai galima nurodyti, kokias kompetencijas kuris darbuotojas turi. Sudarant grafikus, visada galite būti ramūs, kad nepriskirsite dirbti pamainoje darbuotojui, kurioje jis nėra kompetentingas dirbti. O patikėjus šį darbą dirbtiniam intelektui, sistema savarankiškai pamainas priskirs atitinkamų kompetencijų darbuotojams. Tai leidžia pasiekti efektyvesnį įmonės valdymą, o Jūsų komanda gali maksimaliai išnaudoti savo gebėjimus.
Pamirškite rūpesčius dėl grafikų sudarymo
Šiais laikais nėra būtina kiekvieną mėnesį praleisti valandų valandas sudarant darbuotojų grafikus. Rinkitės modernius įrankius, kurie supaprastins Jūsų darbą ir sumažins dažniausiai pasitaikančias klaidas grafikuose.
Palengvinkite darbo grafikų sudarymą ir valdymą Jūsų įmonėje – susisiekite dėl OPTAS sistemos, kuri padės atsisakyti rankinio darbo ir sutaupys Jūsų brangų laiką.
