Jei esate atsakingi už komandos laiko planavimą darbe, Jums turbūt gerai pažįstamas grafikų sudarymas ir šio darbo sudėtingumas. Grafikų planavimas didelei komandai gali užimti net kelias dienas ir pareikalauti paskutinio Jūsų kantrybės likučio.
Situacija dar labiau sudėtingėja, kuomet Jūsų komanda dirba slenkančiu grafiku, o įmonė turi veikti nepertraukiamai 24/7. Daugelis įmonių tokiu atveju vietoj standartinio darbo laiko renkasi taikyti suminę darbo laiko apskaitą.
Šiame straipsnyje išsiaiškinsime, kas yra suminė darbo laiko apskaita, kokios įmonės naudoja šį režimą, į ką būtina atsižvelgti pritaikant tokį darbo organizavimo metodą ir kokių klaidų vengti.
Pereikite į norimą straipsnio dalį:
- Kas yra suminė darbo laiko apskaita?
- Darbo laiko režimai
- Kokioms įmonėms labiausiai tinka suminė darbo laiko apskaita?
- Kaip sėkmingai pradėti naudoti suminę darbo laiko apskaitą įmonėje?
- Į ką svarbu atsižvelgti, pradėjus naudoti suminę darbo laiko apskaitą?
- Darbo kodeksas: darbo ir poilsio laikas
- Kaip palengvinti suminės laiko apskaitos sekimą ir apskaičiavimą su OPTAS?
Kas yra suminė darbo laiko apskaita?
Suminė darbo laiko apskaita, tai darbo laiko apskaičiavimo būdas, kai darbuotojas faktines valandas išdirba per apskaitinį laikotarpį, neviršijantį 3 mėnesių. Tam tikrais atvejais laikotarpis gali trukti net iki 12 paeiliui einančių mėnesių. Suminės darbo laiko apskaitos darbo laiko ir poilsio reikalavimus reglamentuoja darbo kodekso 114, 115 ir 122 straipsniai.
Šis režimas suteikia daugiau lakstumo įmonėms, kurių darbuotojai dirba netradiciniu grafiku (kitaip nei pirmadieniais-penktadieniais, nuo 9 iki 18 valandos) ir svyruojant darbo krūviui. Lietuvoje suminę darbo laiko apskaitą naudoja net 27 procentai įmonių (Valstybinė darbo inspekcija). Šis režimas gali būti pritaikomas, jei Jūsų įmonė atitinka keliamus reikalavimus: supažindinus darbuotojus su atnaujintu apskaitos metodu, gavus darbdavio lygmeniu veikiančios profesinės sąjungos pritarimą (jei yra) bei įvykdžius formavimo ir konsultavimo darbus.
Naudojant suminę darbo laiko apskaitą, vietoj įprastos apskaitos, darbuotojai gali dirbti daugiau valandų nei numatytą tą mėnesį, netradiciniu darbo laiku, o darbdavys už tai neturi mokėti papildomo darbo užmokesčio.
Darbo laiko režimai
Prieš plačiau aptariant suminę darbo laiko apskaitą, reikia geriau suprasti Lietuvos Respublikos darbo kodekso reikalavimus darbuotojų darbo laikui ir poilsiui bei pagrindinius darbo laiko apskaičiavimo režimus.
Iš viso Lietuvoje darbdavys gali rinktis iš penkių darbo laiko režimų. Darbuotojas taip pat turi teisę prašyti dirbti pagal vieną iš šių metodų:
- nekintančios darbo dienos (pamainos) trukmės ir darbo dienų per savaitę skaičiaus režimas
- suminė darbo laiko apskaita
- lankstus darbo grafikas
- suskaidytos darbo dienos laiko režimas
- individualus darbo laiko režimas
Nekintančios darbo dienos (pamainos) trukmės ir darbo dienų per savaitę skaičiaus režimas
Juo vadovaujasi daugelis įmonių Lietuvoje. Jis nurodo, kad darbuotojas, dirbdamas visu etatu, turi išdirbti 40 valandų per savaitę. Paprasčiausias pavyzdys, kai darbuotojas dirba 5 dienas per savaitę, nuo pirmadienio iki penktadienio, nuo 8 iki 17 val. su 1 valandos pertrauka.
Dirbant viršvalandžius, darbuotojas per septynias dienas negali viršyti 48 valandų. Viršvalandžiai yra apmokami, papildomas valandas padauginus iš 1,5. Darbuotojas taip pat gali rinktis pridėti šį laiką prie kasmetinių atostogų.
Suminės apskaitos režimas
Kuomet Jūsų darbuotojai turi skirtingų ilgių pamainas bei dirba savaitgalių ar švenčių metu, įprasta darbo laiko apskaita nėra pats optimaliausias metodas, nes Jums arba tenka samdyti daugiau darbuotojų, arba mokėti už susidarusius viršvalandžius esamiems komandos nariams.
Tuo tarpu suminė darbo laiko apskaita leidžia per bet kurį 7 dienų laikotarpį vietoj 40 valandų maksimaliai dirbti iki 52 valandų. Todėl vieną mėnesį neišdirbus visų numatytų valandų, darbuotojas gali dirbti ilgiau ateinantį mėnesį ir taip išlyginti skirtumą.
Toliau pateikiamas suminės darbo laiko apskaitos grafiko pavyzdys:
Į maksimalų 52 valandų laiką nėra įskaičiuotos valandos, kurias darbuotojas sutaria dirbti savarankiškai arba laiką, per kurį jis budi (pavyzdžiui pasyviai, namuose). Šis laikas gali didėti iki 60 valandų per kiekvieną 7 dienų laikotarpį.
Jeigu visgi per apskaitinį laikotarpį nepavyksta išlyginti ir pasiekti visų numatytų pagal susitarimą darbo valandų, už neįvykdytą darbo laiko normą, t.y. neišdirbtas valandas, darbuotojui yra sumokama pusė priklausančio darbo užmokesčio.
Tarkime, darbuotojui nustatyta darbo laiko norma yra 160 valandų per mėnesį, o įmonėje taikoma trijų mėnesių apskaitinis periodas. Po trijų mėnesių darbuotojas išdirbo tik 400 valandų, nors jam priklausė 480 (160 val./mėn. x 3 mėn.) valandų. Tuomet už 80 neišdirbtų valandų yra sumokama pusė darbo užmokesčio, kaip už 40 darbo valandų.
Per apskaitinį laikotarpį išdirbus daugiau valandų nei nustatyta sutartyje, už viršytą laiką darbuotojui yra apmokama kaip už viršvalandžius, padauginus juos iš 1,5. Arba darbuotojas gali rinktis viršytas valandas pridėti prie kasmetinių atostogų.
Tarkime, darbuotojas, vietoj numatytų 480 valandų per trijų mėnesių apskaitinį laikotarpį, išdirbo 500 valandų. Tuomet už 20 papildomų valandų jam sumokama 1,5 darbo užmokesčio, kaip už 30 darbo valandų (20 x 1,5).
Kokioms įmonėms labiausiai tinka suminė darbo laiko apskaita?
Suminę darbo laiko apskaitą dažniausiai renkasi įmonės, kurios turi palaikyti verslo procesus netradicinėmis darbo valandomis (ankstyvais rytais, naktį, savaitgaliais ir švenčių dienomis) bei kintant darbo krūviui. Suminę darbo laiko apskaitą naudoja:
- Prekybos tinklai ir parduotuvės – jų darbo laikas dažnai prasideda nuo 8 valandos ryto ir tęsiasi iki 22 valandos vakaro. Daugelis tokio tipo verslų veikia ir savaitgaliais bei švenčių dienomis, todėl darbuotojai turi dirbti įvairiomis pamainomis.
- Viešbučiai, restoranai ir kavinės – šios įstaigos taip pat dirba visus metus ir privalo turėti užtektinai darbuotojų skirtingu dienos metu bei savaitgalių ir švenčių dienomis.
- Gamybos įmonės – daugelis gamybinę veiklą vykdančių įmonių procesus palaiko 24/7 ir privalo visuomet turėti užtektinai kvalifikuotų darbuotojų valdyti įrenginius ar atlikti specializuotus darbus.
- Klinikos ir ligoninės – sveikatos įstaigose gydytojai ir kiti darbuotojai privalo užtikrinti laiku suteiktą priežiūrą pacientams visu paros laiku. Sveikatos priežiūros darbuotojams reikia dirbti naktines pamainas, savaitgaliais ir švenčių dienomis, dažnai susikaupia ir viršvalandžiai.
- Viešosios paslaugos – viešojo transporto, kelių priežiūros, apsaugos, atliekų tvarkymo, teritorijų priežiūros ir sanitarinių paslaugų įmonės privalo palaikyti tvarką visą parą.
- Logistikos įmonės – sandėlių darbuotojai, siuntų įmonės, vairuotojai ir susiję darbuotojai dažnai dirba netradiciniu grafiku. Jų darbo krūvis taip pat svyruoja (tarkime, didesnis krūvis švenčių laikotarpiu).
- Kitos organizacijos ir įmonės – globos namai ir kitos socialinės įstaigos, už informacinių technologijų ir sistemų palaikymą atsakingi darbuotojai, skambučių centrai, tam tikros finansų ir švietimo įstaigos.
Pagrindinės priežastys, kodėl verta naudoti suminę darbo laiko apskaitą:
- Lankstus darbo grafiko planavimas. Jūs galite lengviau prisitaikyti prie darbo krūvio svyravimų ir užtikrinti specifinių funkcijų atlikimą.
- Reikia mažiau darbuotojų, kadangi vienas žmogus įtemptesniu laikotarpiu gali dirbti ilgesnes pamainas, o vėliau turėti daugiau poilsio dienų.
- Lankstesnis ir efektyvesnis planavimas. Suminė darbo laiko apskaita leidžia darbdaviams lengviau prognozuoti, kiek darbuotojų reikės tam tikru laiku, kad būtų užtikrintas efektyvus darbo jėgos panaudojimas. Tarkime, jei vadovaujate parduotuvei, turite paskirti daugiau darbuotojų dirbti šventiniu laikotarpiu ir mažiau lėtesnėmis dienomis.
- Daugiau laisvės darbuotojams planuoti savo laiką. Jaunesni darbuotojai dažnai turi papildomų įsipareigojimų kaip studijos ir kiti darbai. Jūs galite sutarti, jog jie dirbs mažiau valandų darbo dienomis ir ilgesnes pamainas savaitgaliais. Sutarus, darbuotojai taip pat gali dirbti kelias ilgesnes pamainas ir po to turėti daugiau poilsio dienų.
Kaip sėkmingai pradėti naudoti suminę darbo laiko apskaitą įmonėje?
Suminė darbo laiko apskaita yra įvedama, nusprendus, jog tai yra tinkamiausias ir būtinas apskaitos režimas Jūsų įmonei ir komandai. Prieš priimant įmonės vadovo įsakymą dėl apskaitinio režimo keitimo, bendrovėje turi įvykti formavimo ir konsultavimo procedūros.
Jų metu darbuotojai yra supažindinami su sumine darbo laiko apskaita, naujais grafikų modeliais ir taisyklėmis. Atsižvelgus į darbdavio lygmeniu veikiančios profesinės sąjungos nuomonę, jei Jūsų įmonėje ji egzistuoja, darbuotojai gali pasirašyti pakeistą darbo sutartį.
Į ką svarbu atsižvelgti, pradėjus naudoti suminę darbo laiko apskaitą?
Suminė apskaita gali suteikti Jūsų verslui lankstumo ir padėti sutaupyti. Tačiau daugelis įmonių, norėdami pritaikyti šį apskaitos metodą, susiduria su daug problemų ir sudėtingais darbo laiko apskaitos procesais. Todėl šį sprendimą svarbu gerai apgalvoti ir jam pasiruošti.
- Atsižvelkite į savo įmonės tipą. Jei norėtumėte naudoti netradicinį ar slenkančius darbo grafikus, tuomet suminė darbo laiko apskaita veiks geriausiai.
- Pasitarkite su darbuotojais – šis apskaitos režimas suteikia darbuotojams daugiau lankstumo planuoti savo laiką. Ypatingai, jei jie turi kitų įsipareigojimų, kaip paskaitos dienos metu, papildomas darbas ir pan. Supažindinkite juos su nauju procesu ir papasakokite apie šio apskaitinio būdo privalumus.
- Susipažinkite su visais suminės darbo laiko apskaitos reikalavimais. Jie skiriasi nuo įprasto darbo laiko skaičiavimo ir pažeidus darbuotojų darbo laiko ir poilsio reikalavimus gresia baudos LR darbo kodekso nustatyta tvarka.
- Raskite tinkamus grafikų sudarymo bei apskaitos įrankius – skaitmeniniai įrankiai gali padėti be klaidų užpildyti darbo valandas pagal suminę darbo laiko apskaitą, perduoti teisingai apskaičiuotas darbo valandas į darbo užmokesčio sistemą ir užtikrinti visus darbo kodekso reikalavimus be papildomo vargo.
Darbo kodeksas: darbo ir poilsio laikas
Neslėpsime, suminė apskaita yra iššūkis net ir patyrusiems vadovams ar apskaitos specialistams. Jai sekti reikia daug atidumo ir atsakingų darbuotojų. Jie privalo tinkamai suskaičiuoti visų komandos narių suplanuotą darbo laiką, išdirbtas valandas, poilsio dienas ir kitus duomenis. Todėl nenuostabu, kad apskaitinio laikotarpio pabaigoje įsivelia klaidų ir yra fiksuojami darbo kodekso pažeidimai.
Ką svarbu atsiminti:
- Grafikai turi būti skelbiami ne anksčiau nei prieš 7 dienas iki jų įsigaliojimo. Vienintelė išimtis yra, kuomet grafikas yra pakeičiamas ne dėl darbdavio kaltės. Tuomet jis gali būti paskelbtas ne vėliau nei prieš dvi dienas.
- Darbuotojo darbo grafikas negali viršyti 52 valandų per kiekvieną 7 dienų laikotarpį. Jeigu su darbuotoju sutariate kitaip, šis laikas gali didėti, tačiau negali viršyti 60 valandų per kiekvieną 7 dienų laikotarpį.
- Kiekvienam darbuotojui priklauso mažiausiai 11 valandų iš eilės poilsiui tarp pamainų ir bent 35 valandos nepertraukiamo poilsio per savaitę.
- Turi būti užtikrindama, kad darbuotojas nedirbtų daugiau kaip 6 dienas iš eilės.
- Negalima skirti darbuotoją dirbti 2 pamainas iš eilės, tarkime, užrašėte darbuotoją naktinei pamainai ir tuomet iškart rytinei kitą dieną.
- Darbdavys turi sudaryti kuo įmanoma tolygesnį ir sąžiningesnį darbo grafiką, kad darbuotojai dirbtų panašų kiekį pamainų naktį, savaitgaliais ir švenčių dienomis.
- Švenčių dienų išvakarėse darbo dienos trukmė sutrumpinama 1 valanda. O jei sutrumpinti pamainos dėl darbo specifikos nepavyksta, ši valanda apmokama kaip viršvalandžiai.
Kaip palengvinti suminės laiko apskaitos sekimą ir apskaičiavimą su OPTAS?
Susidėlioti visą informaciją ir reikalavimus suminės darbo laiko apskaitos diegimui reikia laiko. Dėl to pastebime, jog nemažai įmonių, kurios galėtų įdiegti šį režimą, jo nenaudoja, nes nerimauja dėl galimų klaidų ir darbo kodekso pažeidimų.
Tačiau yra būdas, kaip palengvinti Jūsų darbuotojų grafikų sudarymą ir apskaitą! Tam sukūrėme OPTAS – automatinę darbo grafikų sudarymo programą. OPTAS ne tik automatiškai vos kelių mygtukų paspaudimu sudaro grafikus dešimtims (ar šimtams) darbuotojų, bet ir ženkliai supaprastina suminės darbo laiko apskaitos įgyvendinimą.
Vienoje programoje rasite:
- Automatizuotą grafikų sudarymą – Jums tereikia nurodyti reikiamą darbuotojų kiekį dienoje ir prioritetus, pagal kuriuos turi būti sudaromas grafikas.
- Suminės darbo laiko apskaitos taisykles – sistema už Jus pasirūpina likučių apskaičiavimu, įskaitant viršvalandžius ar neišdirbtas valandas, bet kuriam Jūsų pasirinktam apskaitiniam laikotarpiui. Nesvarbu, ar tai būtų 2 ar 12 mėnesių.
- Automatinį klaidų aptikimą, kuomet pažeidžiami darbo kodekso reikalavimai arba nepaisomi darbuotojų pasirinkti poreikiai.
- Darbo valandų fiksavimą – darbuotojai tiksliai atsižymi, kada atėjo ir išvyko iš darbo. Pagal tai palyginamas suplanuotų pagal grafiką ir faktiškai išdirbtų valandų skaičius.
- Atostogų, poilsio ir šventinių dienų bei savaitgalių sekimą ir skaičiavimą.
- Darbuotojų pageidavimų teikimą, kuomet Jūsų komandos nariai savarankiškai gali užregistruoti, kada gali ir negali atvykti į darbą, ir pagal tai yra sudaromas grafikas.
Su OPTAS sistema suminė darbo laiko apskaita tampa lengvai įveikiama. Užsiregistruokite pirmam skambučiui su mūsų konsultantais – be jokių įsipareigojimų ar mokėjimų.
Jo metu išklausysime, su kokiomis problemomis susiduriate sudarydami grafikus darbuotojams. Taip pat pristatysime OPTAS, kaip jis veikia ir kaip padeda lengvai susitvarkyti su suminės darbo laiko apskaitos grafikais.
