Jei svarstote, kaip galėtumėte pagerinti komandos darbo laiko planavimą ir valdymą, turbūt išbandėt ne vieną būdą. Valdyti grafikus darbuotojų, dirbančių netipiniu darbo laiku, yra mažų mažiausiai sudėtinga. Dažnai įmonės pasirenka netinkamą apskaitos režimą, dėl ko atsiranda dar daugiau sunkumų planuojant grafikus. Vienas iš galimų apskaitos būdų tokioms komandoms yra suminė darbo laiko apskaita.
Šiame straipsnyje aiškinsimės, kas yra suminė darbo laiko apskaita, kodėl ją verta išbandyti ir su kokiomis klaidomis dažniausiai susiduria įmonės, taikydamos šį režimą. Taip pat pasidalinsime būdais, kaip automatinė darbo grafikų sudarymo programa gali padėti išspręsti visas suminės darbo laiko apskaitos klaidas.
Keliaukite tiesiai į:
- Kas yra suminė darbo laiko apskaita?
- 11 suminės darbo laiko apskaitos klaidų su pavyzdžiais
- 1. Netinkamai paskirstytas poilsio laikas
- 2. Netinkamai apskaičiuojamas darbo laikas per septynių dienų laikotarpį
- 3. Dirbama daugiau nei šešias dienas iš eilės
- 4. Neužtikrinamas 35 valandų nepertraukiamas poilsis
- 5. Neišskaidomos pertraukos darbo metu
- 6. Tabelyje pertraukos įtraukiamos į faktinį darbo laiką
- 7. Netinkamai išskaidomos valandos
- 8. Taikomas trumpesnis apskaitos laikotarpis nei galima
- 9. Grafikas sudaromas vienu kartu visam apskaitiniam laikotarpiui
- 10. Keičiate grafiką po fakto
- 11. Skaičiavimo neatitikimai
- Kaip automatinė darbo grafikų sudarymo programa padeda išvengti apskaitos klaidų?
- Suminė darbo laiko apskaita paprasčiau
Kas yra suminė darbo laiko apskaita?
Suminė darbo laiko apskaita yra vienas iš penkių galimų darbo laiko ir poilsio skaičiavimo būdų pagal Lietuvos Respublikos darbo kodeksą:
- nekintančios darbo dienos (pamainos) trukmės ir darbo dienų per savaitę skaičiaus režimas
- suminė darbo laiko apskaita
- lankstus darbo grafikas
- suskaidytos darbo dienos laiko režimas
- individualus darbo laiko režimas
Paprastai tariant, suminė darbo laiko apskaita leidžia planuoti darbuotojų darbo ir poilsio laiką per tam tikrą apskaitinį laikotarpį. Dažniausiai šis laikotarpis neviršija trijų mėnesių, bet jis gali tęstis net iki 12 mėnesių.
Per nustatytą apskaitinį laikotarpį darbuotojai turi išdirbti tam tikrą valandų skaičių. Šis režimas suteikia lankstumo įmonei ir darbuotojams, nes net ir vieną mėnesį neišdirbus visų suplanuotų valandų, darbuotojas jas išdirbti gali kitą mėnesį.
Kodėl verta taikyti suminę darbo laiko apskaitą?
Tokios organizacijos ir įmonės kaip restoranai, ligoninės, taksi pavežėjai, pramoninių įmonių darbuotojai ir daugelis kitų dirba netipiniu grafiku arba visą parą, visomis metų dienomis.
Taikydami dažniausiai pasitaikantį apskaitos metodą – nekintančios darbo dienos trukmės režimą, ne tik turėtumėte samdyti daugiau darbuotojų, bet ir mokėti už didelius viršvalandžius.
Suminė darbo laiko apskaita palengvina šią naštą, nes ji yra pritaikyta tokio modelio įmonėms ir organizacijoms.
Rinkitės šį apskaitos režimą, jei:
- Privalote palaikyti visus darbo procesus 24/7/365.
- Jūsų įmonės darbų krūvis savaitės, mėnesio eigoje kinta, tai yra nėra pastovumo. Pavyzdžiui, logistikos ir siuntų įmonėms reikia daugiau darbuotojų prieššventiniu laikotarpiu, kuomet padaugėja siuntų užsakymų.
- Darbuotojai negali dirbti pastoviu, pasikartojančiu grafiku, kadangi derina darbą su kitomis veiklomis, pavyzdžiui studijomis.
Suminės darbo laiko apskaitos privalumai
- Lankstumas: Jūs galite planuoti darbuotojų laiką per visą apskaitinį laikotarpį. Tarkime, sudarote grafiką parduotuvės darbuotojams nuo spalio iki gruodžio mėnesio galo. Tuomet galite suplanuoti daugiau laisvų dienų spalį ir lapkritį, kad šventiniu laikotarpiu turėtumėte daugiau darbuotojų ir galėtumėte suvaldyti išaugusį klientų srautą.
- Taupiau: Naudojantis šiuo metodu darbuotojai gali dirbti daugiau valandų per mėnesį ir pamainas patogiau pasiskirstyti per visą apskaitinį laikotarpį. Todėl galite samdyti mažiau darbuotojų ir tinkamai suplanavus grafikus išvengti neplanuotų viršvalandžių.
- Lengvai derinama: Nesvarbu, ar dalis jūsų komandos dirba kitus darbus, studijuoja, turi šeimos atsakomybių, suminė darbo laiko apskaita leidžia darbuotojams paprasčiau derinti kitus įsipareigojimus ir planuoti savo laiką.
- Galite numatyti darbo krūvio pokyčius: Žinodami, kad vienu metu turėsite daugiau darbo, galite paskirti daugiau darbuotojų ir atvirkščiai.
11 suminės darbo laiko apskaitos klaidų su pavyzdžiais
Nors suminės darbo laiko apskaitos metodas suteikia lankstumo ir padeda sutaupyti, jis nėra toks paprastas. Įvykus netikėtam Valstybinės darbo inspekcijos patikrinimui daug įmonių yra atrandama apskaitos klaidų ir darbo kodekso pažeidimų. Bendraudami su įvairių sričių įmonėmis pastebime toliau išvardintas, dažniausiai pasitaikančias suminės apskaitos klaidas.
1. Netinkamai paskirstytas poilsio laikas
Kiekvienam darbuotojui priklauso tam tikras poilsio laikas po kiekvienos pamainos. Po neilgesnės nei 12 valandų trunkančios pamainos turi būti suteiktas bent 11 valandų poilsis, o po ilgesnės nei 12 valandų trunkančios pamainos – 24 valandų trukmės poilsio laikas.
Kuomet komandoje yra keli šimtai žmonių ir visų jų grafikai skiriasi, suvaldyti ir pastebėti šiuos niuansus yra sudėtinga. Net viena valanda per trumpas poilsio laikas po pamainos yra laikomas darbo kodekso pažeidimu.
Pavyzdys: Tarkime, vieną dieną darbuotojas dirba pamainą nuo 10 val. iki 22 val., o tada kitą dieną nuo 7 val. iki 19 val. Tarp pamainų lieka tik 9 val. poilsio. Žmogui neužtenka laiko grįžti namo, išsimiegoti ir pasiruošti kitos dienos darbui, todėl taip planuoti grafikų negalima.
2. Netinkamai apskaičiuojamas darbo laikas per septynių dienų laikotarpį
Dažna klaida, kuri pasitaiko beveik visoms suminę darbo laiko apskaitą taikančioms įmonėms – darbo valandų skaičius yra skaičiuojamas nuo pirmadienio iki sekmadienio. Darbuotojų darbo ir poilsio laiką privaloma skaičiuoti per 7 dienų periodą, nepaisant savaitės dienų. Tai reiškia, jog darbuotojas negali dirbti daugiau nei 52 valandas per 7 dienas.
Pavyzdys: Tvarkydami apskaitą turite sužiūrėti ar darbuotojas neviršijo 52 darbo valandų nuo pirmadienio iki pirmadienio, antradienio iki antradienio ir t.t. Tai padaryti rankiniu būdu labai sudėtinga, todėl prisivelia klaidų ir gali grėsti baudos.
3. Dirbama daugiau nei šešias dienas iš eilės
Atrodo paprasta taisyklė, tačiau ir čia daug įmonių paslysta. Įsivaizduokite, jog darbuotojas dirba 6 pamainas iš eilės ir jos visos yra naktinės (t.y. persikeliančios per naktį į kitą dieną). Nors darbuotojas ir dirbo 6 pamainas / kartus, nebuvo pažeidžiamos kitos darbo kodekso taisyklės, pagal VDI tai reiškia, kad buvo dirbta 7 dienas iš eilės.
Pavyzdys: Darbuotojas pirmadienį dirba nuo 22 valandos iki 5 valandos ryto antradienį. Antradienį į darbą neateina ir vėl dirba trečiadienį nuo 10 valandos ryto iki 18 valandos. Pagal apskaitos taisykles, skaitosi, kad darbuotojas dirbo tris dienas iš eilės, nes pirmadienio pamaina persikėlė ir į antradienį.
4. Neužtikrinamas 35 valandų nepertraukiamas poilsis
Per kiekvieną septynių dienų laikotarpį darbuotojui turi būti suteikiamas 35 valandų nepertraukiamas poilsis. Dažna klaida yra ta, kad įmonės išskaido šį poilsio laiką per visą 7 dienų laikotarpį. Tačiau pagal darbo kodeksą, 35 valandos turi būti nepertraukiamos.
Pavyzdžiui: Pirmadienį darbuotojas dirba nuo 10 val. ryto iki 22 val. vakaro. Jei po šios pamainos norėtumėte suplanuoti nepertraukiamo 35 val. poilsio laiką, darbuotojas į darbą anksčiausiai galėtų ateiti tik trečiadienį 9 val. ryte.
5. Neišskaidomos pertraukos darbo metu
Kas penkias (ar mažiau) darbo valandas darbuotojui priklauso ne trumpesnė nei 30 minučių trukmės pertrauka. Klaida, kurią daro įmonės, yra kuomet jie skiria vieną pertrauką per visą darbo dieną ir neišskaido pertraukų į kelias, net jei ir darbuotojas dirba 12 val. pamainą. Nors dažnai patys darbuotojai pasirenka vieną ilgesnę pertrauką, pagal DK ji turėtų būti išskirstyta. Laiku nepailsėjus suprastėja darbuotojo koncentracija ir atsiranda nuovargis.
Pavyzdys: Dirbant 12 val. pamainą darbuotojui priklauso dvi, bent 30 minučių pertraukos, vėliausiai po penktos ir dešimtos darbo valandos. Pertrauka priklauso ir dirbant 6 valandas, ne vėliau nei po penktos darbo valandos.
6. Tabelyje pertraukos įtraukiamos į faktinį darbo laiką
Pertraukų įskaičiavimas į bendrą darbo laiką pasitaiko, kai darbdavys apmoka darbuotojui už pertraukų laiką. Dažniausiai apskaitos specialistai daro šią klaidą, nes visos informacijos pildymas rankiniu būdu atimtų per daug laiko ir norima supaprastinti skaičiavimus.
Jei darbo laiko apskaitos žiniaraštyje išdirbtas laikas su pertraukomis fiksuojamas kaip darbo laikas, o ne atskiroje eilutėje, tai VDI patikrinimo metu gali rasti, jog yra viršijamas maksimalus išdirbtų valandų skaičius, neišlaikomas poilsio laikas ir taip pažeidžiamas darbo kodeksas. Nors šio pažeidimo praktiškai net nėra! Neteisingas tik darbo laiko apskaitos žiniaraščio pildymo būdas.
Pavyzdys: Darbuotojui suplanuota dirbti 12 valandų pamainą. Šiai pamainai priklauso dvi pertraukos po 30 minučių. Prie faktinių darbo valandas reikia nurodyti 11 val., o jeigu yra reikalinga, 1 val. pertraukų laiką atskirti į atskirą eilutę. Neapmokamų pertraukų žymėti į atskirą eilutę tabelyje neprivaloma, nebent savo vidaus tvarkose esate nusirodę kitaip.
7. Netinkamai išskaidomos valandos
Dažnai pildydami tabelio informaciją, grafiko sudarytojai išdirbtas valandas surašo į dienas, kuriomis tos pamainos prasidėjo ir naktinių pamainų neišskirsto pagal dienas, kuriomis jos iš tiesų buvo dirbtos. Dėl šios klaidos gali būti prisiskaičiuojama per daug darbo valandų per 7 dienų laikotarpį ar būti netinkamai apskaičiuoti mokėjimai švenčių ir savaitgalių dienomis.
Pavyzdys: Jei darbuotojas dirba nuo pirmadienio 22 val. iki antradienio 6 val. ryto, tuomet skaičiuojama, jog pirmadienį jis išdirbo 2 valandas, o antradienį 6 valandas. Taip pat reikėtų atkreipti dėmesį ir į paskutinę dirbtą mėnesio dieną. Jei pirmadienis yra 31 mėnesio diena, o antradienis – 1 kito mėnesio diena, tuomet skaitosi, jog 6 valandas darbuotojas dirbo naują mėnesį. Tai labai svarbu ir skaičiuojant dirbtas valandas, išdirbtas savaitgaliais ir švenčių dienomis, nes dėl to gali kisti darbo užmokestis.
8. Taikomas trumpesnis apskaitos laikotarpis nei galima
Dalis įmonių renkasi vieno mėnesio apskaitinį laikotarpį vietoj trijų mėnesių. Tai nėra klaida, bet taikant vieno mėnesio apskaitą, toks apskaitos režimas praranda prasmę ir jūs netenkate dalies jo privalumų. Taip daug sudėtingiau planuoti grafikus, išvengti viršvalandžių ir leisti darbuotojams valdyti savo laiką.
Pavyzdys: Atėjus sausio mėnuo daliai jūsų komandos prasideda egzaminų sesija. Vietoj suplanuotų 160 valandų per mėnesį, jie gali išdirbti tik 130. Tokiu atveju jiems mažėja darbo užmokestis ir jie negali jo išlyginti ateinantį mėnesį, o jums sunkiau rasti darbuotojų, kurie galėtų užpildyti tuščias pamainas.
Kitas pavyzdys - įsivaizduokite, jog gruodis jums pats intensyviausias mėnesis, o spalis mažiau intensyvus. Vietoj to, kad gruodį ieškoti ir samdyti laikinų darbuotojų, spalio ir lapkričio mėnesiais jūs galite “pasitaupyti” esamų darbuotojų apskaitinio laikotarpio valandas ir jas suplanuoti darbui jau gruodžio mėnesį. Taip taikydami 3 mėnesių suminę darbo laiko apskaitą išvengiate viršvalandžių ar papildomų darbuotojų paieškų.
9. Grafikas sudaromas vienu kartu visam apskaitiniam laikotarpiui
Viso grafiko sudarymas vienu metu irgi nėra klaida, bet tai gali sukelti nepatogumų ir klaidų ateityje. Sudarydami grafikus visam apskaitiniam laikotarpiui, įsipareigojate jį sekti ir netenkate galimybės prisitaikyti prie užimtumo svyravimų ar kintančių darbuotojų poreikių laikui bėgant.
Pavyzdys: Sudarėte visų trijų mėnesių grafiką, bet antro mėnesio eigoje du darbuotojai išėjo iš darbo ir niekaip nerandate kuo jų pakeisti. Likusiais mėnesiais turite tartis su kitais darbuotojais, kad jie dirbtų viršvalandžius arba keistų suplanuotas pamainas. Tačiau kai kuriais atvejais pamainų be darbuotojų sutikimo keisti nebegalima arba rizikuojate viršyti galimą darbuotojų maksimalų darbo valandų skaičių.
10. Keičiamas grafikas po fakto
Grafiką galima keisti 7 arba 2 dienas iki pamainos, priklausomai nuo situacijos. Keičiant grafiką taip pat dažnai reikia gauti darbuotojų patvirtinimą. Paskutinės minutės keitimai turi būti atitinkamai pažymėti tabelyje ir už juos privaloma sumokėti pusantro ar du kartus daugiau. Grafiko keitimai nesilaikant taisyklių yra laikomi darbo kodekso pažeidimu. Dažniausiai šių pažeidimų VDI neužfiksuoja, tačiau darbuotojas gali pats pranešti VDI dėl įmonėje taikomo netinkamo apmokėjimo už darbą poilsio dieną ar viršvalandžius.
Pavyzdys: Sužinojote, jog darbuotojas, kuris turėjo ateiti į šiandienos pamainą, susirgo. Paskutinę minutę turite rasti, kas jį pakeis ir keičiate grafiką tą pačią dieną. Tačiau to daryti negalima. Jūs turite pažymėti keitimą po fakto ir pakaitiniam darbuotojui priklauso dvigubas apmokėjimas už dirbtą pamainą jo poilsio dieną.
11. Skaičiavimo neatitikimai
Suminė darbo laiko apskaita yra sudėtinga ir visus skaičiavimus atlikdami rankiniu būdu tokiose programose kaip Microsoft Excel, rizikuojate suklysti. Be klaidų paskirstyti pamainas didelei komandai yra beveik neįmanoma ir užima daug laiko.
Bendraudami su įvairių sričių įmonių atstovais pastebime pasikartojančias tendencijas - vadovams grafikų planavimas atima bent kelias dienas per mėnesį, o kitiems prireikia samdyti daugiau žmonių vien grafikų sudarymui.
Jūs turite apskaičiuoti ne tik tinkamą darbo valandų ir poilsio laiką, bet ir planuoti atostogas, pamainas savaitgaliais, švenčių dienomis ir jas atitinkamai sužymėti tabelyje, kuris pateikiamas toliau apskaitos skyriui apskaičiuoti darbo užmokestį.
Net ir menkiausios klaidos gali sujaukti viso apskaitinio laikotarpio planus ar blogiausiu atveju atsieiti piniginėmis baudomis ir sugadinta įmonės reputacija. To išvengti galite naudodami automatinę darbo grafikų sudarymo programą.
Kaip automatinė darbo grafikų sudarymo programa padeda išvengti apskaitos klaidų?
Apskaitos proceso klaidų išvengti nėra taip paprasta net ir patyrusiems apskaitos specialistams. Todėl į pagalbą svarbu pasitelkti modernius įrankius. Vienas jų – automatinė darbo grafikų sudarymo programa.
Sistema automatiškai sudaro darbo grafikus pagal skirtingus darbo laiko apskaitos režimus, pažymi klaidas ir suteikia vieną platformą sekti ir apskaičiuoti darbuotojų atostogų, poilsio ir pamainų laiką.
Sistemos privalumai taikant suminę darbo laiko apskaitą
Automatiškai parengia grafikus
Vienas pagrindinių darbo grafikų sudarymo sistemos privalumų yra automatizacija. Jums tereikia suvesti arba importuoti darbuotojų informaciją (vardas, pavardė, pareigos, priklausančios darbo valandos). O sunkiausią darbo dalį sistema atlieka už jus. Vos vieno mygtuko paspaudimu programa sudeda viso mėnesio arba pasirinkto apskaitinio laikotarpio grafikus, optimaliausiai pagal jūsų įmonės prioritetus bei taisykles.
Automatiškai pažymi klaidas
Sistemoje jūs nustatote, kiek valandų darbuotojai turi dirbti ir suvedate arba paprašote jų pačių pateikti savo pageidavimus. Pagal tai sistema automatiškai sudaro grafikus be klaidų. Jei grafikus taisote ar sudarote rankiniu būdu, sistema perspėja, jei fiksuoja darbo kodekso pažeidimus, neatitikimus ar kitokias klaidas.
Automatiškai atlieka skaičiavimus
Jums patiems nereikia sekti informacijos ir atlikti darbo laiko skaičiavimų, nes sistema juos atlieka automatiškai. Jūs galite rasti kiekvieno darbuotojo išdirbto laiko statistikas, įskaitant naktines darbo valandas, švenčių dienas ir pan. Taip pat sistemoje apskaičiuojamos numatytos darbo valandos mėnesiui bei apskaitiniam laikotarpiui, likučiai, viršvalandžiai ar prastovos. Šią informaciją galite perkelti tiesiai į darbo užmokesčio sistemas.
Sudaro slenkančius grafikus
Sistemoje galite sukurti slenkančio grafiko tipą. Tarkime, jūsų darbuotojai dirba 3 dienas, 2 dienas ilsisi ir taip visą apskaitinį laikotarpį. Jei jūsų įmonėje nukrypstama nuo slenkančio grafiko, tai sistema gali pati priskirti pamainas darbuotojams taip, kad jie turėtų užtektinai poilsio dienų, tolygiai dirbtų naktinių pamainų bei pamainų savaitgalių ir švenčių dienomis. Jums nereikia patiems žaisti „sudoku” ir bandyti keliems šimtams darbuotojų sudaryti grafikus be klaidų.
Pritaikoma skirtingiems verslo modeliams ir komandoms
Nesvarbu, turite restoraną ar valdote ligoninės kolektyvą, automatinę pamainų planavimo sistemą galite pritaikyti prie skirtingų verslo modelių ir komandos poreikių. Vienos komandos turi dirbti visą parą, kitos nedirba naktimis, darbo grafikų sistema atsižvelgia į jūsų unikalius įmonės poreikius.
Suminė darbo laiko apskaita paprasčiau
Tikimės, jog šie patarimai padės išvengti dažniausiai pasitaikančių suminės darbo laiko apskaitos klaidų. Jei norite išvengti klaidų ir grafikus paruošti vos per kelias minutes – kviečiame išbandyti OPTAS automatinę darbo grafikų sudarymo programą.
Jau dabar registruokitės pirmam pokalbiui, kurio metu išklausysime jūsų verslo iššūkius ir kartu atrasime jums tinkamiausią grafikų sudarymo sprendimą. Mes taip pat siūlome atlikti jūsų darbuotojų grafikų auditą, kurio metu surandame, kokios apskaitos klaidos daromos Jūsų įmonėje ir pateikiame informaciją, kaip jų galima išvengti.
