Kaip populiarus suši restoranų tinklas suvaldo 100+ darbuotojų su viena grafikų sudarymo sistema?
Vilnius, Lietuva
Restoranas
110+
Turbūt būtų sunku rasti žmogų, kuris nemėgsta japoniškos virtuvės patiekalų. Todėl nenuostabu, kad kai „Sushi City“ atidarė pirmąjį restoraną Lietuvoje, jis greitai išaugo į vieną populiaresnių japoniško maisto restoranų tinklų šalyje. Net keturiuose Lietuvos miestuose gyventojai gali mėgautis gardžiais japoniškos virtuvės patiekalais.
Tačiau bandydamas suvaldyti visą restoranų tinklą, užtikrinti ne tik aukščiausios kokybės klientų aptarnavimą, bet ir darbuotojų gerovę, restoranų tinklas susidūrė su nemažai iššūkių. Dėl šios priežasties „Sushi City“ nusprendė pereiti prie automatizuoto darbuotojų grafikų kūrimo ir išbandyti OPTAS sprendimą.
Trumpai:
„Sushi City“ yra didelis japoniško maisto restoranų tinklas Lietuvoje. Jų restoranai yra populiarūs Vilniuje, Kaune, Alytuje ir Elektrėnuose.
Įmonė ieškojo sistemos, kuri struktūrizuotų jų darbo laiko apskaitos procesus, padėtų patogiau suvaldyti darbuotojų grafikus ir apsikeisti informacija tarp restoranų, keliose vietose.
Po OPTAS sistemos įdiegimo, žmogiškosios klaidos sumažėjo beveik iki 0.
Įrankis taip pat padėjo įmonei pagerinti komunikaciją tarp jos skyrių.
Greitai augančio restoranų tinklo iššūkiai
„Sushi City“ savo veiklą pradėjo Vilniuje ir nuo to laiko išsiplėtė į dar tris Lietuvos miestus. Su kiekvienu žingsniu, jiems reikėjo daugiau darbuotojų. Tačiau daugiau darbuotojų reiškė daugiau iššūkių, kuriant grafikus.
Pagrindiniai „Sushi City“ iššūkiai:
Grafikų sudarymas 110 restorano darbuotojų – nuo suši šefų iki padavėjų ir pagalbininkų.
Darbuotojų grafikai būdavo sudaromi rankiniu būdu „Excel“ skaičiuoklėse. Paprastai tie patys darbuotojai dirba viename restorane, tačiau kartais trūkstant darbuotojų kituose restoranuose, jiems reikia ten padirbėti kelias pamainas. Skirtingi restoranai pildo atskirus grafikus, tai „skolinamų“ darbuotojų pamainos buvo žymimos dviejuose grafikuose ir kartais pamainos būdavo nenurodomos viename iš grafikų. Komandų vadovai dėl to negalėdavo būti užtikrinti, ar jiems užteks darbuotojų, o darbuotojai nebūdavo tikri, kur jiems tiksliai reikės dirbti.
Nebuvo sistemos, leidžiančios registruoti darbuotojų pageidavimus. Kadangi dauguma restoranų tinklo darbuotojų yra studentai, dirbantys ne visą darbo dieną, pasitaiko dienų, kai jie negali atvykti į darbą dėl studijų ar kitų įsipareigojimų. Paprastai tokia informacija buvo perduodama iš lūpų į lūpas ar per populiarias susirašinėjimo programėles, todėl pasitaikydavo neišpildytų pageidavimų, kas lemdavo praleistas pamainas.
Planuodami darbuotojų darbo laiką rankiniu būdu, restoranų administratoriai taip pat rizikuodavo įvelti klaidų. Buvo reikalinga atidi patikra, ar grafikai atitinka darbo kodekso reikalavimus
Komunikacijos spragos – vadovai, visiems darbuotojams, paruoštus mėnesio grafikus išsiųsdavo el. paštu. Tačiau kiekvieną kartą, kai kas nors pakeisdavo savo pamainą, vadovai turėdavo iš naujo siųsti atnaujintą grafiką. Galiausiai susikaupdavo daug grafikų versijų, dėl ko kildavo dar daugiau neaiškumų.
Pradėjus dirbti su „Sushi City“, mūsų pagrindinė užduotis buvo suteikti jų kasdienėms užduotims daugiau struktūros, kad visi darbuotojai, skirtinguose restoranuose, galėtų naudotis tais pačiais procesais. Pradėjome nuo grafikų kūrimo proceso struktūrizavimo ir tęsėme su tabelių valdymo optimizavimu ir specializuotomis ataskaitomis.
Sprendimai, pritaikyti unikaliems restoranų tinklo poreikiams:
Integruota darbo grafikų sudarymo sistema
Viena skaitmeninė sistema, kurioje komandų vadovai gali sudaryti darbuotojų grafikus ir gauti automatinius įspėjimus padarius klaidą.
Darbo laiko apskaitos ataskaitos
Sukūrėme specializuotas ataskaitas pritaikytas „Sushi City“, kurios leidžia paspartinti darbo laiko apskaitos žiniaraščio tvarkymą ir darbuotojų veiklos įvertinimą.
Darbuotojų skolinimas į kitus restoranus
Restoranų vadovai gali lengvai pasiekti visų darbuotojų grafikus, nepriklausomai nuo vietos, esant poreikiui skolinti darbuotojus perkeliant jų pamainas į kitų restoranų grafikus.
Pranešimai apie grafiką ir jo pasikeitimus
Vadovai kelių mygtukų paspaudimu gali pasidalinti sudarytais darbo grafikais ir jų atnaujinimais su darbuotojais per programėlę arba el. paštą, kur kiekvienas gali pasiekti savo grafiką.
Darbo laiko statistika
Restoranų vadovai mato įvairias darbuotojų darbo laiko suvestines. Taip jie gali sudaryti grafikus efektyviau, nes žino, kiek valandų kiekvienas darbuotojas turėjo išdirbti ir kiek iš viso jie dirbo per ataskaitinį laikotarpį.
TimeClock
„Sushi City“ naudoja „TimeClock“ funkciją, kad darbuotojai galėtų savarankiškai pasižymėti, kada jie pradeda ir pabaigia darbą. Ši informacija yra saugoma sistemoje, kur komandų vadovai gali lengvai ją pasiekti ir pagal ją sudaryti tabelius.
Integracija su SODRA ir Rivilė
Integracija su SODRA leidžia importuoti į OPTAS nedarbingumo informaciją. O integracija su „Rivilė“ buhalterine apskaitos sistema itin paspartino darbo užmokesčio apskaičiavimo procesus, kadangi nebereikia suvesti tabelių į „Rivilė“ rankiniu būdu.
Buhalterijos apmokymai
Įmonės buhalterijos specialistė buvo apmokyta naudotis OPTAS, kad galėtų pasiekti darbuotojų grafikų informaciją – planuojamų ir išdirbtų darbo valandų bei suminės darbo laiko apskaitos likučių kiekvienam ataskaitiniam laikotarpiui.
Grafiko kūrimas per OPTAS
Rezultatai pasiekti vos per kelis mėnesius
Su „Sushi City“ dirbame nuo 2024 metų pradžios. Vos po kelių mėnesių pastebėjome teigiamus rezultatus.
Su OPTAS pagalba, per šį laikotarpį, pasiekti tokie rezultatai:
0 darbo kodekso klaidų ir pažeidimų grafikuose
Sumažėjo praleistų pamainų, kai darbuotojai turi dirbti dviejuose skirtinguose restoranuose per vieną mėnesį
Pagerėjo komunikacija tarp restoranų, nes naudojama vieną centralizuota darbuotojų grafikų sudarymo sistemą
Su 100 darbuotojų skirtinguose restoranuose ir miestuose grafikais pasidalinama per kelias minutes
85% greitesnis žiniaraščio sudarymo procesas ir perdavimas į darbo užmokesčio apskaitos sistemą
70% mažiau laiko sugaištama grafikų sudarymui
„Sushi City“ restorano viduje
Automatizuoti darbuotojų grafikus dar nebuvo taip paprasta
Džiaugiamės matydami, kad mūsų klientai sėkmingai auga. Jei ir jūs norite automatizuoti savo restorano darbuotojų grafikų sudarymą ir valdymą, pasikalbėkime. OPTAS siūlo modernų sprendimą lėtiems ir neefektyviems procesams spręsti. Nuo automatinio pamainų sudarymo šimtams darbuotojų iki darbo laiko apskaitos žiniaraščių sudarymo per kelias minutes – mūsų sistema nuobodžiomis užduotimis pasirūpins už jus.
Kviečiame registruotis pirmam skambučiui. Pokalbio metu aptarsime pagrindines jūsų problemas ir ieškosime tinkamo sprendimo Jums.
