Pagalvojus apie darbuotojų grafikų ir informacijos surinkimo skaitmenizavimą, turbūt pirmiausiai negalvojate apie mažesnių Lietuvos miestų ligonines. Marijampolės ligoninė vos per du mėnesius pakeitė daug laiko atimančius procesus į automatizuotą darbuotojų grafikų sudarymą, patogesnį informacijos pildymą ir dalinimąsi.
Skaitykite Marijampolės ligoninės sėkmės istoriją ir sužinokite, kokių rezultatų jie pasiekė vos per kelis mėnesius, dirbdami kartu su OPTAS komanda.
Darbas su sveikatos priežiūros įstaigomis visuomet yra kupinas iššūkių, dėl daugybės reikalavimų ir jų procesų specifikos. Pirmoji ligoninė, su kuria sėkmingai dirbame ir dar 2022 metais skaitmenizavome jų procesus, yra Respublikinė Šiaulių ligoninė. Būtent taip apie mus sužinojo ir Marijampolės ligoninė.
Marijampolės ligoninė pirmiausiai į mus kreipėsi, ieškodama patogesnio būdo sudaryti pasyvius gydytojų ir slaugos darbuotojų budėjimų grafikus. Įstaiga anksčiau naudojo sistemą, kurioje buvo sudaromi darbo grafikai. Tačiau ligoninei pradėjus organizuoti ir pasyvių budėjimų darbą, senojoje sistemoje tokių grafikų sudaryti nebuvo galima, todėl naudotos sistemos teko atsisakyti ir grafikai bei tabeliai buvo sudaromi su Excel. Marijampolės ligoninė ieškojo patogesnio ir modernesnio sprendimo.
Nuo pirmos dienos mūsų bendradarbiavimas buvo itin sklandus. Bendradarbiaudami su ligoninės finansų ir IT skyriais, pradėjome diegimo bei darbuotojų apmokymų darbus.
Džiaugiamės, kad atsakingi darbuotojai susidomėjo programos diegimu ir padėjo visus darbus atlikti greitai ir sklandžiai. Taip pat mūsų patirtis su Šiaulių ligonine suteikė naudingų žinių, nuo ko pradėti ir kaip sėkmingai įgyvendinti integraciją, dirbant su valstybine sveikatos priežiūros įstaiga. Todėl vos per du mėnesius, visa ligoninės administracija buvo apmokyta dirbti su OPTAS.
Pradėjus darbus kartu, atradome, kad pasyvūs budėjimai ir jų žymėjimas buvo tik dalis problemų, su kuriomis susidurdavo Marijampolės ligoninės administracija ir darbuotojai.
Mėnesio pradžioje administracija turėdavo sudaryti ir atspausdinti visų darbuotojų grafikus, o vėliau rinkti parašus. Neretai mėnesio eigoje atsirasdavo grafiko pakeitimų, todėl jį reikėdavo perdaryti iš naujo ir vėl keliauti su popierine versija. Ligoninėje dirba apie 700 darbuotojų, o grafikai buvo pildomi popieriuje ar Excelyje, naudojant skirtingus šablonus ir metodus. Klaidas surasti buvo sunku, nes nebuvo centralizuotos vietos grafikus pasiekti.
Pagal LR Darbo kodeksą, skirtingiems gydymo įstaigų darbuotojams priklauso skirtingas atostogų dienų kiekis. Tarkime, chirurgai atostogų turi 28 d.d., tuo tarpu administracijos darbuotojai – 20 d.d. Šios informacijos sekimas ir atostogų dienų skaičiavimas rankiniu būdu lemdavo skaičiavimo klaidas, praleistas atostogų dienas ir galiausiai neteisingai užpildytus tabelius.
Marijampolės ligoninė naudoja Rivilė buhalterinės apskaitos ir darbo užmokesčio sistemą. Jie turėdavo į sistemą ranka surašyti, kiek valandų kiekvieną mėnesį darbuotojai išdirbdavo įprastų, naktinių, šventinių, pasyvių ir kitokio tipo valandų, kiekvieną mėnesį suskaičiuoti ir užpildyti darbo laiko kalendorius pagal darbuotojo normą ir nustatytą valandų per savaitę kiekį. Tai jie darydavo rankiniu būdu.
Mėnesio pradžioje administracija turėdavo sudaryti ir atspausdinti visų darbuotojų grafikus, o vėliau rinkti parašus. Neretai mėnesio eigoje atsirasdavo grafiko pakeitimų, todėl jį reikėdavo perdaryti iš naujo ir vėl keliauti su popierine versija. Ligoninėje dirba apie 700 darbuotojų, o grafikai buvo pildomi popieriuje ar Excelyje, naudojant skirtingus šablonus ir metodus. Klaidas surasti buvo sunku, nes nebuvo centralizuotos vietos grafikus pasiekti.
Pagal LR Darbo kodeksą, skirtingiems gydymo įstaigų darbuotojams priklauso skirtingas atostogų dienų kiekis. Tarkime, chirurgai atostogų turi 28 d.d., tuo tarpu administracijos darbuotojai – 20 d.d. Šios informacijos sekimas ir atostogų dienų skaičiavimas rankiniu būdu lemdavo skaičiavimo klaidas, praleistas atostogų dienas ir galiausiai neteisingai užpildytus tabelius.
Marijampolės ligoninė naudoja Rivilė buhalterinės apskaitos ir darbo užmokesčio sistemą. Jie turėdavo į sistemą ranka surašyti, kiek valandų kiekvieną mėnesį darbuotojai išdirbdavo įprastų, naktinių, šventinių, pasyvių ir kitokio tipo valandų, kiekvieną mėnesį suskaičiuoti ir užpildyti darbo laiko kalendorius pagal darbuotojo normą ir nustatytą valandų per savaitę kiekį. Tai jie darydavo rankiniu būdu.
Todėl tik įsigilinę, supratome, kad ligoninei reikės visapusio sprendimo.
Džiaugiamės, jog Marijampolės ligoninė išbandė beveik visus OPTAS privalumus – nuo automatinių grafikų sudarymo iki tabelių formavimo ir patogaus informacijos apsikeitimo tarp sistemų.
Automatinis sudarymas leidžia greitai sukurti darbo grafikus darbuotojams. OPTAS įspėja, jei pamaina suplanuota, kai darbuotojui jau patvirtinta laisva diena arba pažeidžiamos suminės darbo laiko apskaitos taisyklės pagal Darbo kodeksą.
OPTAS leidžia sudaryti pasyvių budėjimų grafikus. Sistemoje toks darbo tipas yra žymimas specializuotoje eilutėje, galima pažymėti, kada darbuotojai buvo iškviesti atvykti į darbo vietą ir pagal šią informaciją automatiškai yra suformuojamas tabelis.
Su OPTAS mėnesio pabaigoje lengvai suformuojami tabeliai. Tuomet apskaitos skyrius gali žiniaraštį kelių mygtukų paspaudimais perkelti iš OPTAS į naudojamą darbo užmokesčio sistemą Rivilė.
Įdiegimo metu buvo suderintas ir visiems ligoninėms skyriams pritaikytas sutartinių darbo ir nedarbo priežasčių tabelyje žymėjimas. Neliko jokių klaidų tabelio trumpiniuose ar nurodant netinkamą neatvykimo priežastį.
Darbuotojai pačioje sistemoje gali registruoti pageidavimus darbo ir poilsio laikui. Pateikus užklausą, skyriaus vadovai ją gali patvirtinti ar atmesti.
Daugiau jokio popierinių grafikų nešiojimo po kabinetus. Grafikų pasirašymas vykdomas vienoje sistemoje, atsakingi vadovai yra informuojami apie jų patvirtinimo laukiančius skyrius.
Kiti pakeitimai:
Pagrindinis Marijampolės ligoninės siekis buvo sumažinti popieriaus darbo procesuose ir jiems tai puikiai pavyko. OPTAS sistemoje jau:
Marijampolės ligoninė yra puikus pavyzdys, kaip efektyviai automatizuoti rankinius procesus. Jei norite sutaupyti laiko, pašalinti suminės darbo laiko apskaitos klaidas ir palengvinti grafikų sudarymą bei dalinimąsi, kviečiame išbandyti OPTAS.
Pokalbio metu aptarsime pagrindines Jūsų problemas ir ieškosime tinkamo sprendimo. Registruokitės pirmajai konsultacijai ir kartu aptarsime tolimesnius žingsnius.
