Šiaulių Ligoninės istorija

---

Kaip Šiaulių ligoninė perėjo prie automatizuoto darbuotojų grafikų sudarymo visiems 2400 darbuotojų?

Šiaulių ligoninė yra viena didžiausių gydymo įstaigų Lietuvoje. Ligoninės administracija yra atsakinga ne tik už daugiau nei 2400 gydytojų, slaugytojų, medicinos technikų ir kitų darbuotojų darbo organizavimą, bet ir už teikiamų sveikatos paslaugų kokybės palaikymą.

Prieš pradėdami naudoti OPTAS, Šiaulių ligoninė daugelį administracinių ir grafikų sudarymo užduočių atlikdavo rankiniu būdu. Jie nusprendė, kad atėjo laikas automatizuoti grafikų sudarymo procesus ir sumažinti klaidų riziką, pasinaudojant mūsų sprendimu.

Vos per kelis pirmuosius mėnesius, ligoninė ženkliai paspartino grafikų sudarymo procesą ir sujungė visus įstaigos darbuotojus ir skyrius į vieną sistemą.

Iššūkis – lėtas grafikų sudarymas ir rankinio darbo klaidos

Nors ligoninės administracija prieš tai jau naudojo skaitmeninę grafikų sudarymo sistemą, tačiau ji nebebuvo palaikoma, naujinama, todėl didžiąją dalį darbų jiems vis tiek tekdavo atlikti rankiniu būdu.

Prieš automatizuodama grafikų sudarymo procesą, ligoninė susidurdavo su daugybe iššūkių:

• Suplanuoti darbo laiką 2400 darbuotojų, dirbančių skirtingomis darbo valandomis ir pamainomis.
• Naudodama suminės darbo laiko apskaitos metodą, administratoriai turi sužiūrėti 4 mėnesių apskaitos laikotarpio išdirbtas valandas bei likučius.
• Rankinis planavimas sukeldavo žmogiškųjų klaidų ir darbo kodekso pažeidimų riziką.
• Buvo sunku planuoti grafikus darbuotojams dirbantiems keliuose skyriuose, bendrauti ir dalintis informacija tarp komandų.
• Paruošti grafikai būdavo spausdinami ir jais dalinamasi viešai iškabinant bendroje darbuotojų erdvėje. Dėl to buvo sunku atlikti pakeitimus grafikus bei tinkamai informuoti darbuotojams apie pakeitimus.
• Ankstesnė sistema neturėjo duomenų atkūrimo funkcijos. Sistemos gedimo atveju grafikai kartu su visais duomenimis būtų prarasti.
• Senosios programos nepavyko integruoti su kitomis sistemomis. Be grafikų sudarymo, buhalterinės apskaitos specialistai kiekvieno mėnesio pabaigoje taip pat turėdavo rankiniu būdu suvesti tabelių duomenis į darbo užmokesčio sistemą. Daugiau rankinio darbo reiškė didesnę klaidų tikimybę.

Sprendimas pritaikytas išskirtinai Šiaulių ligoninei

OPTAS siūlo vieningą sistemą, kuri leidžia automatiškai sudaryti grafikus šimtams darbuotojų iš skirtingų skyrių vienu metu.

OPTAS diegimo ir darbuotojų apmokymo procesai

Pradėjus dirbti kartu, sistemos integracija buvo tik pradžia. Sunkiausia proceso dalis buvo apmokyti visus ligoninės darbuotojus iš skirtingų skyrių naudotis viena sistema.

Nusprendėme pirmiausiai apmokyti skyrius, kurie buvo labiausiai užsidegę išbandyti naujoves, įskaitant OPTAS. Jų pozityvumas palengvino visą apmokymų procesą ir padėjo kitiems darbuotojams lengviau priimti naują sistemą.

OPTAS diegimas Šiaulių ligoninėje buvo padalintas į penkis etapus.

Kas savaitę skirdavome po pusantros valandos mokymams apie skirtingas OPTAS funkcijas ir procesus. Administratoriai ir skyrių vadovai tuomet gaudavo namų darbų, kurios skatino patiems atlikti grafikų sudarymo užduotis ir geriau įsisavinti informaciją.

Daug dėmesio skyrėme ir ligoninės IT skyriaus darbuotojų supažindinimui su techninėmis sistemos procedūromis ir subtilybėmis.

Vienas labiausiai pasiteisinusių sprendimų diegimo metu – sukurtas bendras pokalbių kanalas (angl. chat) tarp komandų, skyrių ir OPTAS konsultantų, kuris itin palengvino bendradarbiavimą. Taip realiu laiku, daug greičiau ir paprasčiau galėdavome dalintis patarimais ir spręsti iškilusias problemas.

Ilgai netrukus pastebėjome, kad ligoninės darbuotojai patys perėmė iniciatyvą ir mūsų pagalbos jiems beveik nebereikėjo. Taip supratome, kad mokymai buvo sėkmingi. Nors visas mokymų procesas užtruko kelis mėnesius, galutinis rezultatas rodė, kad ligoninės darbuotojai be mūsų pagalbos puikiausiai gali naudotis sistema ir patys spręsti iškilusius klausimus.

Lūkesčius pranokę rezultatai

Vos po kelių mėnesių darbo kartu, Šiaulių ligoninė ženkliai paspartino darbuotojų grafikų sudarymo procesą.

1. 01

   70% greičiau sudaromi grafikai

   Dabar net 110 administratorių gali automatiškai sudaryti grafikus per kelias minutes. Jie taip pat gali naudoti jau aprašytus grafikų šablonus būsimiems mėnesiams ir koreguoti tik smulkias detales.

2. 02

   Mažiau klaidų

   Išvengiama žmogiškų klaidų bei darbo teisės pažeidimų, nes sistema sudarydama grafikus automatiškai pritaiko darbo kodekso ir individualias darbovietės taisykles. Rankinio grafikų sudarymo metu administratoriai yra įspėjami apie aptiktas klaidas ir netikslumus darbo grafikuose.

3. 03

   Greitesni darbo valandų skaičiavimai 2400+ darbuotojų

   Vien 2023 m. OPTAS sistemoje buvo suplanuotos 85680 atostogų ir 30090 nedarbingumo dienos. Įsivaizduokite, kad turėtumėt visas jų sunaudojamas valandas apskaičiuoti ranka. Dabar skyrių koordinatoriai gali tiksliau sekti ir apskaičiuoti atostogų ir ligos dienas, taip pat pamainas naktimis, dienomis, savaitgaliais ir švenčių dienomis kartu su kitais grafikų bei faktinio darbo duomenimis.

4. 04

   Pranešimai darbuotojams per kelias sekundes vietoj kelių valandų

   Darbuotojai gali pasiekti savo grafikus iš bet kur. Vadovai gali lengvai atlikti pakeitimus grafikuose savo kompiuteriuose ar net telefonuose. Pakeitimai darbuotojus pasiekia iškart, jiems nereikia ieškoti informacijos poilsio kambaryje ar klausti kolegų.

5. 05

   Centralizuotas keitimasis informacija 70 skyriuose

   Dabar visi skyriai yra sujungti vienoje sistemoje, todėl pamainų paskirstymas tarp skyrių tapo aiškesnis ir greitesnis.

OPTAS Jūsų ligoninėje

Manote, kad OPTAS galėtų pagerinti jūsų grafikų sudarymo procesą? Tuomet pasikalbėkime! Pirmo skambučio metu apžvelgsime jūsų turimus iššūkius ir parodysime, kaip OPTAS galėtų padėti juos išspręsti.

Kristina Laukaitytė

2024 m. rugpjūčio 30 d.