Pereiti prie pagrindinio turinio
Kraunama...}

Atsakymai į dažniausiai užduodamus klausimus apie suminę darbo laiko apskaitą

Be klaidų vesti buhalterinę apskaitą nėra lengva. Ypatingai, kuomet turite apskaičiuoti kelių šimtų darbuotojų darbo užmokestį, sekti jų išdirbtas darbo ir poilsio valandas bei pamainas švenčių ar poilsio dienomis.

Suminė darbo laiko apskaita yra vienas iš galimų buhalterinės apskaitos režimų. Nors tik 27% Lietuvos įmonių naudoja šį metodą, ji suteikia galimybę verslui sutaupyti, lengviau planuoti laiką ir tikslingiau padalinti darbo jėgą. Tačiau suminės darbo laiko apskaitos apskaičiavimas ir valdymas be atitinkamų skaitmeninių įrankių gali sukelti dar daugiau sumaišties jūsų verslo procesuose.

Todėl šiame straipsnyje atsakysime į dažniausiai užduodamus klausimus apie suminę darbo laiko apskaitą. Straipsnyje remiamės Valstybinės darbo inspekcijos atstovų pasidalintais šaltiniais ir atsakymais.

Keliaukite tiesiai į:

Kas yra suminė darbo laiko apskaita?

Pradėkime nuo to, jog suminė darbo laiko apskaita yra vienas iš penkių galimų buhalterinės apskaitos metodų. Ji yra siūloma įmonėms, kuriose darbuotojai ar dalis darbuotojų dirba netipiniu darbo laiku.

Tai gali būti darbas naktimis, savaitgaliais ir švenčių dienomis. Taip pat suminė darbo laiko apskaita yra siūloma verslams, kuriuose yra dirbama slenkančiomis pamainomis ar skirtingais laikotarpiais kinta darbo krūvis.

Tarkime, jei turite palaikyti verslo procesus ar užtikrinti paslaugų teikimą tiek savaitgaliais, tiek švenčių dienomis, suminė darbo laiko apskaita suteikia lankstumo ir padeda sutaupyti. Jūs galite efektyviau paskirstyti laiką, išvengdami viršvalandžių ir apmokėti už darbą savaitgaliais tokiu pačiu tarifu kaip ir už įprastas dienas.

Kodėl įmonės vengia rinktis suminę darbo laiko apskaitą?

Suminė darbo laiko apskaita gali padėti jums sutaupyti ir efektyviau planuoti laiką. Tačiau daug įmonių jos vengia, nes šio režimo vedimas ir planavimas yra sudėtingas. Taikant šį metodą, jums reikia sužiūrėti įvairius skaičiavimus mėnesiui bei taikomam apskaitos periodui, o taip pat įsitikinti, kad 7 dienų laikotarpyje nėra pažeidžiami Darbo kodekso reikalavimai. Per kiekvieną jų yra nustatytas konkretus darbo valandų skaičius, poilsio laikas ir taisyklės bei kiti reikalavimai, galintys apsunkinti apskaitą.

Todėl ne paslaptis, jog vykdydamos šį apskaitos režimą, įmonės daro klaidų, nes skaičiavimus atlieka kas mėnesį ar apskaitinį laikotarpį ir praleidžia 7 dienų taisyklę. Net ir menkiausias neatitikimas skaičiavimuose gali baigtis VDI patikrinimu ir atsieiti piniginėmis baudomis.

Kelios dažniausiai pasitaikančios suminės darbo laiko apskaitos klaidos

  • Viršijamas maksimalus darbo laikas per 7 dienų laikotarpį – darbuotojui darbo grafikas turi būti sudėliojamas taip, kad per kiekvieną 7 dienų laikotarpį jis nedirbtų daugiau nei 52 valandų.
  • Netinkamai paskirstytas poilsio laikas – darbuotojui turi būti skiriama bent 12 valandų poilsio tarp pamainų. Šio laiko turėtų užtekti grįžti namo ir pailsėti. Trumpesnės pertraukos tarp pamainų atsiliepia darbuotojų sveikatai ir koncentracijai darbo metu.
  • Neužtikrinamas nepertraukiamas poilsis – pagal LR darbo kodeksą, bent kartą per 7 dienų laikotarpį, 35 valandos poilsio turi būti nepertraukiamos. Šio laiko negalima išskaidyti per kelias dienas.
  • Neišskaidomos pertraukos darbo metu – kas penkias ar mažiau valandų darbo darbuotojui priklauso 30 minučių pertrauka. Dažnai įmonės, o ir patys darbuotojai, renkasi vieną ilgą pertrauką. Tačiau laikas turi būti padalintas tolygiai, taip užtikrinant darbuotojo koncentraciją darbo metu.
  • Skaičiavimo klaidos – apskaičiuoti kiekvieno darbuotojo darbo, poilsio, atostogų, viršvalandžių ir šventinių pamainų laiką nėra lengva. Todėl daug įmonių, vesdamos apskaitą Microsoft Excel programoje ar panašiu rankiniu būdu, suklysta ar praleidžia svarbias detales. Ką jau kalbėti apie milžiniškas laiko sąnaudas. Dėl to kyla darbo kodekso pažeidimų arba yra neteisingai apskaičiuojamas darbo užmokestis.

Daugiau apie dažniausias suminės darbo laiko apskaitos klaidas.

Dažniausiai užduodami klausimai apie suminę darbo laiko apskaitą

Tikimės, jog dar neatbaidėme jūsų nuo šio apskaitos režimo. Kad ne tik kalbėtume apie klaidas, bet ir jų sprendimo būdus, atrinkome dažniausiai užduodamus klausimus ir Valstybinės darbo inspekcijos specialistų komentarus, kaip taisyklingai vesti suminę darbo laiko apskaitą.

Klausimus suskirstėme į kelias grupes.

Bendri klausimai apie suminę darbo laiko apskaitą

1. Kas gali naudotis sumine darbo laiko apskaita?

Suminė darbo laiko apskaita yra rekomenduojama įmonėms, kurių darbuotojai dirba slenkančiu grafiku ar netipinėmis pamainomis, tokiomis kurios vyksta savaitgaliais, naktimis, ankstyvais rytais, ar trunka ilgiau nei 8 valandos.

Keli įmonių ir organizacijų pavyzdžiai, kurioms tinka taikyti suminę darbo laiko apskaitą:

  • Ligoninės
  • Restoranai
  • Viešbučiai
  • Gamyklos ir pramoninės įmonės
  • Siuntų bendrovės
  • Socialinės priežiūros ir slaugos organizacijos

2. Ar galima taikyti suminę apskaitą, kai dirbama tradiciniu grafiku, bet kartais per mėnesį reikia dirbti savaitgaliais?

Taip, galima. Žinoma, svarbu pasiskaičiuoti, ar tokiu atveju suminė darbo laiko apskaita yra optimaliausias variantas. Šis režimas suteikia daugiau privalumų, kuomet darbuotojų darbo apimtis kinta kas savaitę. Tarkime vieną savaitę išdirbama 35 valandas, o kitą 45 valandas, taip išlyginant suplanuotų valandų skaičių. Taikant šį apskaitos metodą be reikalo, pasunkėja buhalterinės apskaitos procesai.

3. Koks gali būti trumpiausias suminės darbo laiko apskaitos laikotarpis?

Įstatymai nereglamentuoja galimo trumpiausio suminės darbo laiko apskaitos laikotarpio. Tačiau norėdami gauti daugiausiai jo privalumų ir lankstumo, rekomenduojama rinktis maksimalų leidžiamą 3 mėnesių apskaitinį laikotarpį.

4. Ar gali suminės apskaitos laikotarpis būti ilgesnis nei 3 mėnesiai?

Tam tikruose sektoriuose kaip transporto ir energetikos įmonėse yra galimybė taikyti 12 mėnesių apskaitinį laikotarpį.

5. Kaip suteikiami tėvadieniai, dirbant pamainas po 12 val.?

Jei dirbate ilgesnes nei 8 valandų pamainas, per trijų mėnesių apskaitinį laikotarpį, kas pusantro mėnesio galite pasinaudoti visa laisva pamaina.

6. Kam taikoma sutrumpinta darbo laiko norma?

Sutrumpinta darbo laiko norma yra taikoma žmonėms, kurie darbe patiria didelę protinę ir emocinę įtampą, susiduria su padidintos rizikos medžiagomis ir veiksniais. Taip pat viešojo sektoriaus darbuotojams, kurie augina vaikus iki 3 metų.

Keli tokių profesijų pavyzdžiai:

  • Nustatoma 37 arba 38 valandų darbo laiko norma per savaitę
  • Sveikatos priežiūros specialistai.
  • Nustatoma ne ilgesnė kaip 36 valandų darbo laiko norma per savaitę
  • Mokytojai
  • Dėstytojai
  • Socialiniai pedagogai
  • Asmenys, kontroliuojantys vaistų ir vaistinių medžiagų kokybę, gaminantys ar kitaip prižiūrintys vaistų gamybą.
  • Nustatoma ne ilgesnė kaip 32 valandų darbo laiko norma per savaitę
  • Įvairių valstybės ir savivaldybių įstaigų darbuotojams, kurie augina vaikus iki 3 metų.

Darbas prieššventinėmis ir švenčių dienomis

7. Kaip skaičiuoti šventines dienas apskaitiniu laikotarpiu?

Apskaitinio laikotarpio darbo laiko norma netrumpinama dėl šventinių dienų, tenkančių tam laikotarpiui. Išskyrus, kai darbuotojas dirba šventinių dienų išvakarėse. Tuomet prieššventinė pamaina yra trumpinama viena valanda. Darbas švenčių metu apmokamas ne mažesniu kaip dvigubu darbuotojo darbo užmokesčiu. Jei naudojatės dažnai sutinkamais buhalteriniais metų kalendoriais, tai juose šventinės dienos yra išminusuojamos ir Jūs kaskart esant šventinei dienai prarandant darbo valandas iš darbuotojų laiko normos.

8. Kaip grafike pažymėti sutrumpintą valandą prieššventinę dieną?

Darbo grafike valandos rašomos įprastai, bet faktiškai darbuotojas dirba viena valanda mažiau. Jei dėl grafiko neįmanoma sutrumpinti darbo laiko viena valanda, ji yra skaičiuojama kaip viršvalandžiai.

9. Ar dirbant prieššventinę dieną darbas yra trumpinamas 1 valanda dirbant 0,5 ar 0,25 etato?

Taip, prieššventinė valanda yra trumpinama.

10. Ar dirbant 0,5 etato prieššventinę dieną darbas yra trumpinamas 1 valanda ar 30 minučių, t.y. proporcingai krūviui?

Darbo laiko trukmė trumpinama nepriklausomai nuo to, ar darbuotojas dirba visą ar ne visą darbo laiką, t. y. tiek dirbant 1 etatu, tiek 0,5 etatu, abiem atvejais darbas prieššventinę dieną yra trumpinamas 1 valanda.

11. Kaip trumpinamas darbo laikas prieššventinę dieną, jei darbuotojas dirba keliose pareigose toje pačioje įmonėje?

Tokiu atveju trumpinama bendra darbo dienos trukmė, o ne atskirai kiekvienai pareigybei.

12. Ką daryti, jei nėra galimybės sutrumpinti prieššventinės darbo dienos?

Jei neįmanoma sutrumpinti darbo dienos viena valanda, ji yra skaičiuojama ir apmokama kaip viršvalandžiai šventinę dieną.

13. Kaip trumpinti darbo laiką, kai kelios šventinės dienos yra iš eilės?

Darbas yra trumpinamas viena valanda kiekvieną prieššventinę dieną, net jei ji ir yra šventinė diena. Tarkime, dirbant gruodžio 24, 25 ir 26 dienomis, gruodžio 24 ir 25 dienomis abi pamainos yra sutrumpinamos viena valanda.

14. Kaip yra skaičiuojamos darbas švenčių metu, jei pamaina prasideda šventinę dieną ir baigiasi ne šventinę?

Jei darbuotojas dirba, pavyzdžiui nuo 20 iki 8 val., iš vasario 16 dienos į vasario 17 dieną, tai vasario 16 dieną darbuotojo žiniaraštyje reikėtų papildomai pažymėti 4 valandas darbo švenčių metų (DS). 17 diena nebelaikoma šventine diena, tai žymimi įprasti darbo bei darbo naktį laikai.

15. Kaip reikia sutrumpinti pamainą, jei pamaina prasideda prieššventinę dieną ir baigiasi šventinę?

Tokiu atveju turi būti trumpinama pamaina tą dieną, kai ji prasidėjo. Tarkime, darbuotojas dirba nuo gruodžio 31 dienos 18 val. iki sausio 1 dienos 6 val. ryto. Tuomet jis į darbą turėtų ateiti 19 val. gruodžio 31 dieną. Tačiau yra galimybė, bendru sutikimu, trumpinti pamainą šventinę dieną.

Viršvalandžiai

16. Kokio tipo viršvalandžiai būna taikant suminę darbo laiko apskaitą?

Taikant šį režimą, yra galimi du viršvalandžių tipai:

  • Suminiai viršvalandžiai – jie gali būti suplanuoti ir apmokami apskaitinio laikotarpio gale 1,5 koeficientu.
  • Viršvalandžiai, kai nukrypstama nuo suplanuoto darbo grafiko – tai yra neplanuoti viršvalandžiai. Jiems reikia gauti darbuotojo sutikimą ir jie yra apmokami dar tą patį mėnesį. Tačiau jie nefigūruoja, skaičiuojant išdirbtų valandų sumą, nes už juos apmokama to laikotarpio algos išmokėjimo metu.

17. Ar viršvalandžius galima planuoti iš anksto?

Suplanuoti galima tik suminius viršvalandžius, kurie yra apmokami apskaitinio laikotarpio gale. Planuoti negalima paskutinės minutės viršvalandžių. Tarkime, tą pačią dieną, darbuotojui prireikia dirbti 2 valandas ilgiau nei numatyta jo darbo grafike. Tokiu atveju viršvalandžiai nėra planuojami.

18. Ar viršvalandžiai skaičiuojami taip pat savaitgaliais ir švenčių dienomis?

Viršvalandžiai yra skaičiuojami ir apmokami nepaisant savaitės dienos. Tačiau, jei tenka dirbti viršvalandžius švenčių dienomis, jie yra apmokami kaip viršvalandžiai švenčių dienomis - ne mažesnis kaip 2,5 darbuotojo darbo užmokesčio dydžio užmokestis.

19. Kaip skaičiuojamos valandos, jei tenka dirbti numatytu poilsio laiku? Kaip jos yra apmokamos?

Darbas numatytu poilsio metu yra apmokamas kaip darbas poilsio metu ir už jį yra mokama nemažiau kaip dvigubu darbuotojo darbo užmokesčiu. Darbas poilsio dieną nėra laikomas, jei pamainos pabaigoje tenka dirbti viršvalandžius, tęsiantis pamainai, pavyzdžiui, užbaigti tam tikriems darbams.

20. Ar reikia darbuotojo sutikimo dirbti viršvalandžius?

Įprastai, sutikimo reikia, bet yra kelios išimtys. Darbuotojo sutikimo nereikia, kai dirbami visuomenei būtini nenumatyti darbai arba siekiama užkirsti kelią nelaimėms. Tarkime, kelių priežiūros tarnybos turi skubiai nuvalyti apsnigtus kelius.

Taip pat sutikimo nereikia, kai būtina užbaigti darbą arba pašalinti gedimą, dėl kurio didelis darbuotojų skaičius turėtų nutraukti darbą arba sugestų medžiagos, produktai, įrenginiai.

21. Ar viršvalandžių trukmė yra ribojama?

Viršvalandinių darbų trukmė yra ribojama. Per 7 paeiliui einančių kalendorinių dienų laikotarpį negalima dirbti ilgiau kaip 8 valandas viršvalandžių. Nebent darbuotojas savo sutikimą dirbti iki 12 valandų viršvalandžių per savaitę išreikštų raštu.

Tačiau net ir tokiais atvejais, negalima viršyti vidutiniškai 48 valandų darbo laiko trukmės per savaitę, skaičiuojant per apskaitinį laikotarpį. Maksimali viršvalandžių trukmė per metus – 180 valandų.

Grafikų sudarymo klausimai

22. Ar galima neišdirbtą darbo laiką kompensuoti pietų pertrauka?

Taip, galima, bet pietų pertrauka negali būti trumpesnė nei 30 minučių. Toks kompensavimas taip pat turi būti pažymimas darbo grafike arba norminiame teisės akte.

23. Kaip skaičiuojamas 7 dienų laikotarpis?

Septynių dienų laikotarpis yra skaičiuojamas nepaisant savaitės dienų. Tai reiškia, jog darbo ir poilsio laikas turi būti apskaičiuotas nuo pirmadienio iki pirmadienio, antradienio iki antradienio, trečiadienio iki trečiadienio ir t.t.

24. Ar galima grafiką keisti dieną prieš?

Ne, darbuotojas turi būti informuojamas apie grafiko pakeitimus bent prieš 2 jo darbo dienas. Paskutinės minutės pamainų keitimai turi būti atitinkamai pažymėti tabelyje ir apmokami kaip darbo poilsio dieną, t.y. dvigubai.

25. Kaip tinkamai paskelbti darbo grafikus darbuotojams?

Darbo grafikai turi būti sudaromi ir paskelbiami 7 dienos prieš grafikui prasidedant, tam tikrais išskirtiniais atvejais – 2 dienos prieš. Darbuotojus galima informuoti tiek elektroniniu būdu (išsiunčiant grafiką el. paštu ar paskelbiant specialioje aplikacijoje), tiek paskelbiant viešai informaciniame įmonės stende.

26. Ar galima sudaryti 2 savaičių grafiką?

Grafikus galima sudaryti dviems savaitėms ir net kas savaitę. Apie juos būtina oficialiai paskelbti mažiausiai 7 dienas prieš grafikui įsigaliojant.

27. Jei įmonėje taikoma 2 mėnesių suminė darbo laiko apskaita, ar turiu sudaryti grafiką iškart visam suminės apskaitos laikotarpiui?

Ne, neprivalote. Be to, sudarydami grafikus trumpesniam laikotarpiui gaunate daugiau suminės darbo laiko apskaitos privalumų. Galite laisviau prisitaikyti prie darbo krūvio svyravimų ir išlyginti darbo valandų skaičių.

28. Kaip tinkamai pakeisti grafiką?

Egzistuojant objektyvioms aplinkybėms (darbuotojų liga, atostogos ir kt.), darbdavys gali keisti darbo grafikus likus ne mažiau kaip savaitei. Kitu atveju, darbo (pamainų) grafikai gali būti keičiami tik su darbuotojų raštišku sutikimu.

Darbuotojams nesutikus dirbti pakeistuose darbo grafikuose nustatytu laiku, darbdavys gali organizuoti darbą darbuotojų poilsio dienomis ir apmokėti šį laiką ne mažesniu kaip 2 darbuotojo darbo užmokesčio dydžio užmokesčiu. Keičiant darbo grafikus, neturi būti pažeidžiamos darbo bei poilsio laiką reglamentuojančios teisės normos.

Pabaigai apie suminę darbo laiko apskaitą

Nors suminei darbo laiko apskaitai yra taikoma daug taisyklių, pasirūpinus tinkamais apskaitos ir grafikų planavimo įrankiais, be problemų galite išvengti klaidų ir gauti visus šio režimo privalumus jūsų įmonei.

Jei norite palengvinti grafikų sudarymo procesus ir skaičiavimus apskaitinio laikotarpio pabaigoje, kviečiame išbandyti OPTAS – automatinę darbo grafikų sudarymo programą. Dirbtinio intelekto pagalba OPTAS automatiškai sudaro grafikus net keliems šimtams darbuotojų vos per kelias minutes. Tuo pačiu metu sistema pritaiko apskaitos taisykles ir seka išdirbtų valandų bei poilsio laiką, palengvindama apskaitos skyriaus darbą mėnesio pabaigoje.

Išbandykite OPTAS jau dabar. Kviečiame registruotis grafikų auditui, kurio metu įvertinsime jūsų sudaromus grafikus, padėsime atrasti ir užpildyti jų spragas.

Visa pateikta medžiaga yra tik bendro informacinio pobūdžio. Už šiame straipsnyje pateikiamos informacijos išsamumą arba tikslumą neprisiimame jokios atsakomybės.

Kristina Laukaitytė
2024 m. sausio mėn. 29 d.