„Baltic Champs“ – efektyvesnis grafikų sudarymas ir vieningi darbuotojų valdymo procesai
Šiauliai, Lietuva
Gamyba
500+
Ar kada pagalvojote, kaip pievagrybiai atsiduria ant jūsų stalo? Tikėtina, kad pievagrybiai, kuriuos perkate, yra užauginti ir supakuoti viename iš trijų „Baltic Champs“ padalinių.
„Baltic Champs“ yra didžiausi pievagrybių augintojai ir pardavėjai Baltijos šalyse. Jie užaugina apie 95% visų pievagrybių mūsų krašte ir juos eksportuoja į užsienio šalis. Bendrovė taip pat priklauso „AUGA“ grupei, vystančiai technologijas, padedančias sumažinti žemės ūkio poveikį aplinkai.
Kad „Baltic Champs“ užtikrintų aukštus produkcijos kokybės standartus, jiems reikalingas nepriekaištingas procesų susijusių su darbuotojais valdymas. Tačiau suvaldyti visus šiuos procesus nėra taip lengva, ypatingai, kai įmonė turi sudaryti darbo grafikus 500 darbuotojų, kurių darbo grafikai priklauso nuo grybų augimo ciklo. Dėl šios priežasties, „Baltic Champs“ pasiryžo atrasti sprendimą, kuris padėtų efektyviau planuoti darbuotojų darbo laiką.
Džiaugiamės, jog įdiegę OPTĄ, „Baltic Champs“ pagaliau gali lengviau atsipūsti ir didelę dalį darbų patikėti automatizuotai sistemai. OPTAS taip pat suteikė įmonei pritaikytus įrankius ir ataskaitų formatus, kurie leidžia efektyviau planuoti ir sekti darbuotojų faktiškai dirbtą laiką ir jų veiklos rezultatus.
Trumpai:
Didžiausias pievagrybių gamintojas Baltijos šalyse „Baltic Champs“ samdo apie 500 darbuotojų.
Darbuotojų darbo grafikai priklauso nuo grybų augimo ciklų.
Įmonė pasirinko OPTAS siūlomą sprendimą, kad suteiktų darbuotojų darbo laiko planavimo procesams daugiau struktūros.
Diegdami sistemą, pasiūlėme jiems pritaikytų ataskaitų teikimo funkcionalumų, kurie leidžia pagerinti įmonės darbo eigos procesų skaidrumą, tikslumą ir informacijos pasiekiamumą.
Grybų auginimo verslo iššūkiai
„Baltic Champs“ savo veiklą pradėjo dar 1994 metais. Per ilgus gyvavimo metus, maisto bendrovė tapo didžiausia pievagrybių augintoja ir tiekėja Baltijos šalyse. Tačiau kaip ir daugelis šviežių maisto produktų augintojų, įmonė turėjo atrasti būdų, kaip pritaikyti darbuotojų grafikus prie neplanuotų produkcijos augimo ciklų.
Prieš įsidiegiant OPTAS įmonė naudojo specialią programą darbuotojų atvykimo ir išvykimo laikų stebėjimui bei „Excel“ skaičiuokles darbo laiko apskaitos duomenų dokumentavimui. Tačiau įmonei trūko vieningos sistemos, kuri supaprastintų informacijos sekimą ir keitimąsi tarp vadovų, kurioje informacija iš įvairių šaltinių būtų apjungiama.
Pagrindiniai iššūkiai:
Grafikų sudarymas visiems darbuotojams
„Baltic Champs“ samdo grybų rinkėjus, komposto gamintojus, technikus ir pakuotojus. Visi šie darbuotojai (apie 500) dirba skirtingomis pamainomis. Be to, daugelio jų darbo grafikas priklauso nuo grybų augimo. Kol grybai neužaugę ir nėra tinkami skynimui, rinkėjams nereikia atvykti į darbą, nes jo tiesiog nėra. Be tinkamų įrankių, susekti skirtingus darbo laikus, suplanuotas ir išdirbtas valandas ir iš turimos informacijos paruošti darbo laiko apskaitos žiniaraščius užtrukdavo bent kelias dienas per mėnesį. Ir taip kiekvieną mėnesį.
Aiškiai apibrėžti darbo laiko apskaitos valdymo procesai 40 komandų vadovams
„Baltic Champs“ formuoja mažesnes darbuotojų grupes ir paskiria asmenis, komandos vadovus, kurie prižiūri darbuotojų darbo laiko apskaitos procesus. Tačiau skirtingi komandos vadovai turėjo savo procesus ir planavimo įpročius, todėl dažnai informacija buvo pildoma nevieningu formatu.
Vieningų procesų trūkumas
Aukštesnio lygio vadovai matė, kiek žmogiškųjų ir finansinių išteklių buvo iššvaistoma dėl vieningų procesų bei sistemos nebuvimo. Jie norėjo sukurti standartines tvarkas ir suteikti daugiau struktūros darbuotojų darbo grafikų planavimui.
Nebuvo tinkamų integracijų
Įmonė naudojo praėjimo kontrolės bei darbo užmokesčio įrankius, tačiau jie nebuvo integruoti tarpusavyje. Komandų vadovai su darbo laiko apskaita susijusią informaciją turėdavo perkelti ranka iš vienos sistemos į kitas.
12 mėnesių suminė apskaita
Įmonė taiko 12 mėnesių suminę darbo laiko apskaitą. Pagrindinė problema, jog komandų vadovai darbo grafikus sudarydavo ir visus su darbo laiko apskaita susijusius skaičiavimus atlikdavo „Excel“ skaičiuoklėse. Dėl rankinio darbo po kiekvieno mėnesio buvo sunku sužiūrėti suminės darbo laiko apskaitos likučius, sekti darbuotojų atostogas, nedarbingumus ir kitus su apskaita susijusius duomenis.
Nesibaigiantis rankinis darbas
Komandos vadovai kiekvieną mėnesį turėdavo ranka perkelti visą darbuotojų grafikų informaciją į tabelį ir jį eksportuoti į darbo užmokesčio sistemas. Visas šis procesas užtrukdavo valandas, o kartais net dienas.
Grafikų sudarymas visiems darbuotojams
„Baltic Champs“ samdo grybų rinkėjus, komposto gamintojus, technikus ir pakuotojus. Visi šie darbuotojai (apie 500) dirba skirtingomis pamainomis. Be to, daugelio jų darbo grafikas priklauso nuo grybų augimo. Kol grybai neužaugę ir nėra tinkami skynimui, rinkėjams nereikia atvykti į darbą, nes jo tiesiog nėra. Be tinkamų įrankių, susekti skirtingus darbo laikus, suplanuotas ir išdirbtas valandas ir iš turimos informacijos paruošti darbo laiko apskaitos žiniaraščius užtrukdavo bent kelias dienas per mėnesį. Ir taip kiekvieną mėnesį.
Aiškiai apibrėžti darbo laiko apskaitos valdymo procesai 40 komandų vadovams
„Baltic Champs“ formuoja mažesnes darbuotojų grupes ir paskiria asmenis, komandos vadovus, kurie prižiūri darbuotojų darbo laiko apskaitos procesus. Tačiau skirtingi komandos vadovai turėjo savo procesus ir planavimo įpročius, todėl dažnai informacija buvo pildoma nevieningu formatu.
Vieningų procesų trūkumas
Aukštesnio lygio vadovai matė, kiek žmogiškųjų ir finansinių išteklių buvo iššvaistoma dėl vieningų procesų bei sistemos nebuvimo. Jie norėjo sukurti standartines tvarkas ir suteikti daugiau struktūros darbuotojų darbo grafikų planavimui.
Nebuvo tinkamų integracijų
Įmonė naudojo praėjimo kontrolės bei darbo užmokesčio įrankius, tačiau jie nebuvo integruoti tarpusavyje. Komandų vadovai su darbo laiko apskaita susijusią informaciją turėdavo perkelti ranka iš vienos sistemos į kitas.
12 mėnesių suminė apskaita
Įmonė taiko 12 mėnesių suminę darbo laiko apskaitą. Pagrindinė problema, jog komandų vadovai darbo grafikus sudarydavo ir visus su darbo laiko apskaita susijusius skaičiavimus atlikdavo „Excel“ skaičiuoklėse. Dėl rankinio darbo po kiekvieno mėnesio buvo sunku sužiūrėti suminės darbo laiko apskaitos likučius, sekti darbuotojų atostogas, nedarbingumus ir kitus su apskaita susijusius duomenis.
Nesibaigiantis rankinis darbas
Komandos vadovai kiekvieną mėnesį turėdavo ranka perkelti visą darbuotojų grafikų informaciją į tabelį ir jį eksportuoti į darbo užmokesčio sistemas. Visas šis procesas užtrukdavo valandas, o kartais net dienas.
Sėkmingai pritaikyti sprendimai
Su „Baltic Champs“ pradėjome dirbti 2023 metų rugsėjį. Jau nuo pat pirmos dienos supratome, kad jiems reikiamas sprendimas nebus tipinis. Skyrėme daug dėmesio analizduojant jų atvejį, kad galėtume pritaikyti OPTAS jų unikaliems poreikiams.
Darbas kartu prasidėjo pamažu, dirbome su kiekvienu padaliniu atskirai. Tačiau greitai komandų vadovai pramoko naudotis OPTAS sistema ir patys perėmė iniciatyvą. Vos po kelių mėnesių klausimų dėl sistemos naudojimo beveik neliko, nes „Baltic Champs“ komanda pati tarpusavyje galėjo atsakyti į kylančius klausimus.
Mūsų sprendimai:
Blaivumo patikrinimo įrankio integravimas
Prieš įdiegdami OPTAS, „Baltic Champs“ jau naudojo specialią blaivumo ir atvykimo į darbą stebėjimo programą „Worksober“. Integravome OPTAS su jų turimu įrankiu, kad visa informacija būtų vienoje vietoje. Blaivumo tikrinimo programa patikrina darbuotojų blaivumą prieš jiems pradedant darbą ir taip užfiksuoja atvykimo laiką, kuris yra automatiškai perkeliamas į OPTAS.
Daugiau saugumo
Įmonės vadovai bei buhalterinės apskaitos specialistai gali užrakinti praėjusių mėnesių grafikus ir užtikrinti, kad niekas nebus pakeista post factum.
Dar daugiau integracijų
Integracija su populiaria darbo užmokesčio sistema „Rivilė“ leido „Baltic Champs“ buhalterinės apskaitos specialistams darbo laiko apskaitos žiniaraščio duomenis importuoti į darbo užmokesčio sistemą vos kelių mygtukų paspaudimu be jokio rankinio informacijos pervedimo tarp sistemų.
Palengvinta suminė darbo laiko apskaita
OPTAS leidžia komandos vadovams pasirinkti darbuotoją ar darbuotojų grupę, laikotarpį ir kitus filtrus ir taip automatiškai apskaičiuoti suminės darbo laiko apskaitos suplanuotas ir išdirbtas valandas, taikomus valandų likučius ir kitą informaciją.
Individualiai pritaikytos ataskaitos
Išskirtinai „Baltic Champs“ sukūrėme specializuotas ataskaitas. Viena jų – darbuotojų premijų ataskaitos. „Baltic Champs“ vertina darbuotojų grybų surinkimo rezultatus. Geriausiai produktyviausiems darbuotojams yra išmokamos premijos.
Grafikų šablonai
„Baltic Champs“ standartizavo darbo grafikus, pasinaudodami pamainų šablonais. Komandų vadovai gali pasinaudoti šablonais ir be klaidų sudaryti beveik 500 darbuotojų grafikus. Šie iš anksto sukurti šablonai pagreitina planavimo procesą ir užkerta kelią galimoms klaidoms.
„Baltic Champs“ darbuotojai gali registruoti lankomumą ir per OPTAS TimeClock
Per trumpiau nei metus pasiekti rezultatai
Nors mums prireikė laiko, kad sukurtume individualiai „Baltic Champs“ pritaikytus funkcionalumus, gauti rezultatai pranoko lūkesčius. Per trumpiau nei metus pritaikėme OPTAS „Baltic Champs“ poreikiams, apjungėme informaciją ir integravomės su jau naudojamomis sistemomis.
Dabar įmonė sutaupo daug valandų planuodama darbo grafikus, valdydama darbuotojų atvykimo laikus ir sudarydama ir perduodama žiniaraščio duomenis darbo užmokesčio apskaičiavimui.
Vienoje iš trijų „Baltic Champs“ padalinių viduje
Pagrindiniai rezultatai:
85% greitesnis darbo laiko apskaitos žiniaraščio sudarymo procesas ir importavimas į darbo užmokesčio sistemas.
70% mažiau laiko sugaištama grafikų sudarymui.
Grafikai be darbo kodekso pažeidimų.
Aiški ir struktūrizuota grafikų sudarymo ir darbo laiko apskaitos žiniaraščių valdymo darbo eiga.
Tikslūs skaičiavimai kiekvieno mėnesio ir ataskaitinio laikotarpio pabaigoje.
Patogus grafikų kūrimo sprendimas kiekvienam verslui
Darbas su „Baltic Champs“ buvo ir yra unikali patirtis, kuri parodė, jog OPTAS yra lankstus sprendimas, pritaikomas įvairiems verslų poreikiams.
Jei skaitote ir galvojate, kad jūsų įmonės darbuotojų grafikų sudarymas yra itin sudėtingas ir joks įrankis negalėtų to pakeisti – mes mėgstame iššūkius ir manome, kad galėtume rasti tinkamą sprendimą.
Susipažinkite su mūsų planais arba registruokitės susipažinimo skambučiui. Jo metu aptarsime jūsų iššūkius ir ieškosime būdų, kaip juos būtų galima išspręsti.
