Courtyard Vilnius istorija

---

Kaip „Courtyard by Marriott Vilnius“ sutrumpino valandas trunkantį tabelių sudarymą iki 30 minučių

Naujo viešbučio atidarymas Vilniuje nėra lengva užduotis. Išsiskirti iš konkurentų ir išsilaikyti konkurencingoje rinkoje neužtenka tik pasiūlyti aukščiausią paslaugų kokybę, taip pat svarbu optimizuoti savo resursus bei išlaidas.

Mūsų klientas „Courtyard by Marriott Vilnius“ viešbutis, turintis ir savo restoraną, puikiai suprato šią užduotį. Nuo pat atsidarymo dienos, jie pradėjo ieškoti būdų, kaip optimizuoti verslo procesus ir automatizuoti darbuotojų grafikų sudarymo procesą.

Dabar jie yra vieni aukščiausiai įvertintų viešbučių Vilniuje ir toliau klesti, net ir sudėtingais laikais – viena pagrindinių to priežasčių modernūs sprendimai ir automatizacija.

Trumpai:

• „Courtyard by Marriott Vilnius“ viešbutis pasirinko OPTAS sprendimą, kad supaprastintų darbo grafikų sudarymo procesą.
• Mokymus pradėjome su restorano darbuotojais ir toliau tęsėme darbus su registratūros ir virtuvės skyriais.
• Integravus mūsų sprendimą, viešbutis pagerino grafikų sudarymo procesą, sutrumpino tabelių formavimo laiką ir pradėjo naudoti centralizuotą sistemą visiems su grafikais ir darbuotojų lankomumu susijusiems procesams.

„Courtyard by Marriott Vilnius“ – viešbučio iššūkiai

Pirmą kartą „Courtyard by Marriott Vilnius“ su mumis susisiekė dar 2019 metais. Jų finansų skyriaus vadovė kreipėsi, ieškodama sprendimo, kaip sumažinti rankinį darbą sudarant darbuotojų grafikus.

Kaip ir kituose viešbučiuose, skyrių vadovai daugumą darbų susijusių su grafikais atlikdavo rankiniu būdu, o komunikacija tarp vadovų ir darbuotojų reikiamai informacijai perduoti dažnai būdavo žodinė. Dėl to kartais pamainos likdavo neužpildytos, o informacija pasimesdavo.

Viešbučio komandai reikėjo efektyvesnių įrankių, organizuoti darbo grafikus ir pamainas, sumažinti darbo kodekso klaidų tikimybę ir turėti vieną sistemą, kuria galėtų naudotis visi viešbučio darbuotojai.

Viešbučio iššūkiai:

• Nebuvo skaitmeninės sistemos, kurioje visi – nuo vadovų iki darbuotojų, galėtų pasiekti pamainų grafikus ir organizuoti darbą.
• Dauguma registratūros, kambarių priežiūros ir restorano darbuotojų dirba pagal suminę darbo laiko apskaitą. Suprasti ir taikyti suminės darbo laiko apskaitos taisykles buvo sunku net ir patyrusiems darbuotojams. Jiems reikėjo sistemos, kuri tikrintų darbo grafiko atitiktį Darbo kodeksui, kad darbuotojams nereikėtų to mokintis ir atlikti tikrinimų rankiniu būdu.
• Rankiniu būdu įvedus duomenis, beveik neįmanoma išvengti klaidų ir netikslumų. Viešbučio administracijai kildavo sunkumų, sekant visus darbo kodekso reikalavimus ir sprendžiant grafikų sudarymo problemas.
• Galiausiai, kaip ir dar daugelis šiandien įmonių, „Courtyard by Marriott Vilnius“ darbo laiko apskaitos procesus prižiūrėjo naudodama paprasčiausias „Excel“ skaičiuokles. Kadangi kiekviena komanda turėjo savo skaičiuokles ir darbo procesus, informacija būdavo pateikiama apskaitos skyriui skirtingais formatais.

Vienas automatizuotas sprendimas visoms problemoms

Pirmą kartą pabendravus su „Courtyard by Marriott Vilnius“ vadovybe, žinojome, jog tai bus įdomus projektas. Tačiau tuo metu OPTAS dar tebuvo pradiniuose kūrimo etapuose, todėl dirbti kartu pradėjome tik po keletos metų ir šis viešbutis vienas iš pirmųjų mūsų klientų.

Mūsų tikslas buvo ne tik įdiegti automatizuotą grafikų sudarymo sistemą, bet ir tinkamai apmokyti visus viešbučio skyrius. Pirmiausiai pradėjome dirbti su restorano darbuotojais. Juos apmokėme, kaip kurti grafikus, surinkti darbuotojų pageidavimus ir formuoti tabelius.

Greitai viso viešbučio vadovai ir darbuotojai galėjo įrankiu naudotis be didelio mūsų įsikišimo. Net ir iškilus klausimams ar problemoms, darbuotojai pasitardavo ir rasdavo sprendimus tarpusavyje. Mūsų darbas kartu tapo ilgametės partnerystės ir bendradarbiavimo pradžia.

Mūsų darbas tuo nesibaigė. Jie buvo vieni iš pirmųjų mūsų klientų, visada kupini idėjų, todėl keletas naujų funkcionalumų buvo įgyvendinti būtent jų dėka. Pavyzdžiui, jų pageidavimu pridėjome galimybę OPTAS darbuotojams prisidėti profilio nuotraukas. Dabar tiek „Courtyard by Marriott Vilnius“, tiek kiti mūsų klientai gali lengviau atskirti darbuotojus ir paprasčiau tvarkyti jų grafikus, matydami jų profilio nuotraukas. O kitą kartą ir prajuokinti kolegas linksma nuotrauka.

Lūkesčius pranokę rezultatai

Mūsų didžiausias pasiekimas, dirbant kartu su „Courtyard by Marriott Vilnius“ viešbučiu, yra mūsų jau keletą metų trunkanti partnerystė.

Per šį laiką, viešbutis:

• Sutrumpino darbo laiko apskaitos žiniaraščio valdymo procesus nuo kelių valandų iki 30 minučių.
• Pritaikė standartizuotus procesus, todėl planavimo ir administravimo užduotis patogu perduoti žmonėms, kurie niekada nesinaudojo OPTAS sistema.
• Sumažino rankinio darbo, nes darbuotojų grafikų integracija su darbo užmokesčio programa suteikia daug greitesnį apsikeitimą informacija.
• Išvengia darbo kodekso ir žmogiškųjų klaidų rizikos.
• Jau pamiršo apie viršvalandžių sekimą rankiniu būdu ir netikslumus – visi darbuotojų viršvalandžių įrašai yra sekami automatiškai, vienoje vietoje.

„OPTAS mums daugiausiai padeda sumažinti darbo krūvį, palengvinti grafikų sudarymą ir išvengti darbo kodekso pažeidimų. OPTAS pagerino bendrą darbuotojų grafikų valdymo patirtį ir suteikia galimybę darbuotojams tapti šio proceso dalimi. Sistema yra lanksti ir moderni. Be to, OPTAS klientų aptarnavimas yra aukščiausios kokybės.“

- Artūras Kuginys, Operacijų vadovas, Courtyard by Marriott Vilnius Hotel

„Ilgai lauktas įrankis grafikų kūrimui“

Džiaugamės galėdami dirbti su tokiais moderniais verslais kaip „Courtyard by Marriott Vilnius“. Jie skatina nestovėti vietoje ir pristatyti savo klientams naujus funkcionalumus, kurie padėtų verslui ir toliau sėkmingai augti

Jei ir jūs norėtumėte paspartinti savo viešbučio ar restorano verslo augimą, kviečiame susisiekti su mumis. Jo metu aptarsime jūsų patiriamas problemas ir ieškosime galimų sprendimo būdų.

Kristina Laukaitytė

2024 m. rugsėjo 10 d.