Darbo laiko apskaitos žiniaraštis, geriau žinomas kaip tabelis, yra naudojamas pažymėti darbuotojų faktiškai išdirbtas valandas per mėnesį (ar trumpesnį laikotarpį) ir pagal tai apskaičiuoti jų darbo užmokestį. Tabelio pildymas, taikant įprastą penkių darbo dienų savaitės grafiką, nėra sudėtingas. Tačiau kaip teisingai užpildyti tabelį, jei įmonėje taikote suminės darbo laiko apskaitos režimą?
- Ką svarbu žinoti, prieš pildant darbo laiko apskaitos žiniaraštį.Kokią informaciją būtina įtraukti į tabelį.Kodėl senasis tabelio šablonas nėra geriausias būdas vesti darbo laiko apskaitą.Kaip paprasčiau sudaryti tabelį pagal suminę darbo laiko apskaitą.
Šiame straipsnyje sužinosite:
Pereikite į dominančią temą:
- Kas yra darbo apskaitos žiniaraštis?
- Kuo ypatingas suminės darbo laiko apskaitos tabelio pildymas?
- Kaip pildyti tabelį?
- Kodėl senasis šablonas nėra tinkamiausias, sudarant suminės darbo laiko apskaitos tabelį?
- Automatizuotas suminės darbo laiko apskaitos tabelio formavimas.
Kas yra darbo apskaitos žiniaraštis?
Darbo laiko apskaitos žiniaraštyje yra žymimos darbuotojų faktiškai išdirbtos valandos ir dienos, kai darbuotojai nedirbo (atostogų, nedarbingumo laikotarpiai, neatvykimai į darbą ir kita). Pagal Darbo kodekso 120 straipsnį:
- Darbdavys privalo tvarkyti darbuotojų darbo laiko apskaitą, išskyrus darbuotojų, dirbančių nekintančios darbo dienos (pamainos) trukmės ir nekintančio darbo dienų per savaitę skaičiaus darbo laiko režimu.Darbdavys privalo įtraukti į darbo laiko apskaitą darbuotojo faktiškai dirbtus:
- viršvalandžius,darbo laiką švenčių dieną,darbo laiką poilsio dieną, jeigu jis nenustatytas pagal grafiką,darbo laiką naktį,darbo laiką pagal susitarimą dėl papildomo darbo.
- Darbo laiko apskaita tvarkoma darbdavio patvirtintos formos darbo laiko apskaitos žiniaraščiuose, kurie gali būti pildomi ir saugomi elektroniniu būdu.
Kuo ypatingas suminės darbo laiko apskaitos tabelio pildymas?
Suminės darbo laiko apskaitos tabelio pildymas yra kiek sudėtingesnis, nei dirbant pagal įprastą penkių darbo dienų savaitę, kadangi papildomai reikia stebėti, ar per apskaitinį laikotarpį darbuotojas neperdirba, o gal neišdirba numatytos darbo laiko normos.
Be to, reikia tinkamai suskaičiuoti ir pažymėti, kiek darbuotojas dirbo viršvalandžių, naktį, šventinę, poilsio dieną ar kitokių sutartų valandų, už kurias apmokama didesniu nei įprastu darbo užmokesčio tarifu. Tokiu atveju darbo apskaitos žiniaraštyje šios dienos turi būti pažymimos atskiru žymėjimu. Pavyzdžiui, pagal LR Darbo kodeksą, jei dirbama per šventinę dieną, už kiekvieną valandą mokama ne mažiau kaip dvigubai.
- Sudaryti darbo grafiką – kad žinotumėte, kiek valandų darbuotojui yra suplanuota dirbti.Grafike pažymėti pertraukas – jos yra svarbios, apskaičiuojant galutinį darbo užmokestį.Įtraukti ir pažymėti viršvalandžius, nedarbingumus, atostogas, pavadavimus ir kitus darbo laiko nukrypimus, galinčius paveikti valandų ir atlyginimo skaičiavimą.
Prieš užpildant darbo apskaitos žiniaraštį būtina:
Kaip pildyti tabelį?
Pagal Darbo kodekso 120 straipsnį: Darbo laiko apskaita tvarkoma darbdavio patvirtintos formos darbo laiko apskaitos žiniaraščiuose, kurie gali būti pildomi ir saugomi elektroniniu būdu.
Taigi darbo laiko apskaitos žiniaraščio pildymas priklauso nuo pačios įmonės. Kiekviena įmonė gali pasirinkti tabelio pildymo formą, sutartinius darbo bei nedarbo žymėjimus. Svarbiausia, kad ši informacija būtų aiškiai apibrėžta ir patvirtinta įmonės vidinės tvarkos dokumentuose.
Tabelio sutartiniai žymėjimai
| Simbolis | Reikšmė |
|---|---|
| FD | Faktinis darbas |
| DN | Darbas nakties metu |
| DP | Darbas poilsio dieną |
| DS | Darbas šventinę dieną |
| VD | Viršvalandžiai |
| L | Nedarbingumas |
| A | Atostogos |
| K | Tarnybinė komandiruotė |
| KD | Kelionės laikas |
| KV | Kvalifikacijos tobulinimas |
| PB | Pravaikštos ir kitoks neatvykimas į darbą be svarbios priežasties |
Kiekviena įmonė gali pridėti papildomų žymėjimų tiek, kiek reikia, pavyzdžiui, darbas savaitgaliais, pavadavimai, apmokamų pertraukų laikas ir pan.
Tabelio pavyzdys
- Kiekvieną dieną reikia įrašyti faktiškai išdirbtas valandas, o ne suplanuotas valandasJei darbuotojas išdirbo daugiau valandų nei priklauso, papildomos valandos žymimos kaip viršvalandžiaiJei darbuotojas išdirbo mažiau valandų dėl ligos ar atostogų, tos dienos neįtraukiamos į faktiškai išdirbtas valandas.
Ką būtina atsiminti sudarant tabelį:
Štai kaip atrodytų paprastas vieno mėnesio tabelis, kai taikoma 1 mėnesio suminė apskaita:
Tabelio pavyzdys, kai taikoma 3 mėnesių suminė apskaita:
Senasis tabelis
Kadangi informacijos ir šablonų internete nėra daug, daug įmonių dažnai naudoja dar 2004 metais Vyriausybės patvirtintą darbo laiko apskaitos žiniaraščio šabloną. Pastebime, kad ir įvairiose darbo užmokesčio sistemose yra naudojamos būtent šis tabelio variantas.
Žymint senuoju būdu, tabeliui sudaryti naudojama lentelė, kurioje rašomas tabelio numeris, darbuotojų duomenys, laikotarpio dienos ir tuomet patvirtinti sutartiniai žymėjimai. Tačiau, jei norite įtraukti papildomus suminės darbo laiko apskaitos žymėjimus, senasis būdas yra gan ribotas.
Kodėl senasis tabelio šablonas nėra tinkamas naudoti?
Su naujuoju Darbo kodeksu, išėjusiu 2017 metais, šios senosios tabelio formos buvo atsisakyta ir leista tabelio formą laisvai nusistatyti kiekvienai įmonei individualiai.
Senosios formos tabelyje darbuotojui yra dedikuotos tik 3 eilutės. Jeigu per laikotarpį būta ir darbo naktį, ir darbo šventinę dieną, ir dar viršvalandžių, tai sužymėti šiai informacijai tabelyje eilučių neužteks.
Be to, vienam žmogui gali prisidėti net keli žymėjimai per vieną dieną. Pavyzdžiui, darbuotojas dalį dienos dirbo, o vėliau pasijutęs blogai išėjo ir tą pačią dieną gavo nedarbingumą. Senajame tabelyje vienas iš žymėjimų liks neįtrauktas, nes tam paprasčiausiai nėra vietos.
Dėl to gali atsirasti:
Atlyginimo neatitikimų
Jei visą informaciją apie darbuotojo faktiškai išdirbtas valandas surašote į vieną tabelio langelį, netinkamai suformuotas dokumentas gali „pamesti“ dalį informacijos. Tarkime, darbuotojas vieną dieną pavadavo kitą darbuotoją, tai buvo šventinė diena ir tą pačią dieną jis dirbo viršvalandžius. Tokiu atveju į vieną langelį reikia įtraukti net tris žymėjimus, nuo kurių priklauso darbo užmokestis. Jei naudojate paprastą Excel ar popierinį variantą, žymėjimų gali nesimatyti arba jie suvedami ne pagal numatytas tabelio pildymo taisykles, dėl ko gali atsirasti atlyginimo neatitikimų.
Bereikalingo pildymo
Senajame tabelyje buvo įprasta dienas, kuriomis darbuotojas nedirbo žymėti P ar S žymomis. P žymima poilsio diena, o S – šventinė diena. Tačiau žymėjimas nėra privalomas ir yra perteklinis. Dienas, kuriomis darbuotojas nedirba užtenka palikti tuščias. Taip tabelio skaitymas pasidaro paprastesnis, nes dokumentas neapkraunamas nereikalingais duomenimis.
Klaidų
Jei naudojate senąjį šabloną, tuomet tikriausiai tabelį vis dar pildote ranka. Kas nutinka, kai ranka reikia suvesti keliasdešimt darbuotojų faktiškai išdirbtas darbo valandas? Įsivelia klaidų. Atradus klaidą, informaciją reikia perrašyti, perskaičiuoti, viską dar kartą gerai patikrinti, atspausdinti dokumentą, surinkti atsakingų asmenų parašus bei pateikti apskaitos skyriui. O tada buhalteris tikrindamas tabelį pastebi, kad darbuotojas iš tikrųjų nedarbingumą gavo viena diena vėliau nei pažymėta tabelyje. Ir ratas sukasi iš naujo 🫠
Darbuotojų nusiskundimų
Klaidos ir neatitikimai darbo laiko apskaitos žiniaraštyje klaidina ne tik jus, bet ir jūsų darbuotojus. Dažnai darbuotojai nori žinoti, ar už jų išdirbtas valandas yra apmokama teisingai. Jei darbuotojai nori susipažinti su savo tabeliu, Jums gali tekti jiems paaiškinti, bet kaip gi čia tą senąjį tabelį „skaityti“ ir suprasti.
Sprendimas – automatizuotas suminės darbo laiko apskaitos tabelio formavimas
Tabelio pildymą galite pritaikyti savo įmonei, naudodami Microsoft Excel susikurtas lenteles ar internete rastus šablonus. Tačiau vis tiek tabelio informaciją reikės pildyti ranka. Daug paprastesnis sprendimas – tabelio pildymą patikėti automatizuotai sistemai.
OPTAS darbuotojų grafikų sudarymo sistema siūlo patogų sprendimą darbo laiko žiniaraščio pildymui įmonėms, kurios taiko suminės darbo laiko apskaitos režimą.
Tai daug sprendimų viename siūlanti programa. Jūs galite automatiškai sudaryti darbo grafikus, darbuotojai gali pažymėti savo atvykimo ir išvykimo laikus ir pagal tai minučių tikslumu paskaičiuoti faktiškai išdirbtas valandas. Programa jas automatiškai perkelia ir formuoja tabelį su visais žymėjimais (darbu naktį, šventinėmis dienomis, viršvalandžiais, ligomis, t.t.). Šią informaciją galite perkelti į savo naudojamą darbo užmokesčio sistemą ir sėkmingai be klaidų apskaičiuoti atlyginimus.
Norėdami sužinoti, kaip mūsų programa sėkmingai padeda valdyti darbo laiką, skaitykite daugiau apie Courtyard by Marriott Vilnius.
- Fakto skiltyje matysite darbuotojams suplanuotus dirbti laikus pagal pasirinktą laikotarpį.Kiekvieno darbuotojo valandas galite koreguoti (pridėti viršvalandžius, vėlavimus ar jūsų patvirtintus atleidimus nuo darbo) arba viską iškart patvirtinti.Prie kiekvieno darbuotojo galite pažymėti neatvykimus bei jų priežastis.Taip pat galite prijungti TimeClock planšetę, kurioje darbuotojai tiksliai atsižymi, kada pradėjo bei pabaigė darbą ir pagal tai tiksliau formuoti tabelį.Viską užpildę, galite atsisiųsti suformuotą faktinių valandų dokumentą.Tabelio informaciją galite perkelti į savo naudojamą buhalterinės apskaitos programą ir paprasčiau apskaičiuoti darbo užmokestį kiekvienam darbuotojui.
Štai kaip sudaryti tabelį OPTAS sistemoje:
Išsamiai apie OPTAS tabelio formavimą galite pasižiūrėti čia.
Jei skaitote ir galvojate, kad būtų puiku automatizuoti pačius nuobodžiausius administracinius ir buhalterinius procesus, susijusius su darbo grafikais bei tabeliais, kviečiame išbandyti OPTAS. Registruokitės pirmam skambučiui ir parodysime, kaip viena sistema gali ženkliai palengvinti jūsų darbą.
