Tai vieta, suteikianti vaikams su negalia ir pažeidžiamiausiems asmenims namus ir globą. Šis darbas – sudėtingas ir reikalaujantis daug jėgų. Slaugos namų darbuotojai dirba visą parą ir kartais vienos pamainos metu turi būti skirtinguose skyriuose. Todėl svarbu, kiek įmanoma optimizuoti įstaigos darbą, kad darbuotojai galėtų skirti daugiau laiko globos namų gyventojams, o ne administraciniams darbams.
Šią idėją padėjome įgyvendinti N. Genytės socialinės globos namuose įdiegdami patogesnę personalo darbo grafikų sudarymo sistemą.
N. Genytės socialinės globos namų darbuotojai ieškojo būdų skirti daugiau laiko globos namų gyventojams
Vos per pirmus mėnesius socialiniai globos namai:
Automatizavo darbo grafikų sudarymo procesą.
Pašalino Darbo kodekso klaidas.
Ir dabar penkių darbuotojų darbą atlieka tik vienas.
Socialinės globos namų tikslai ir problemos
N. Genytės socialinės globos namai turi išskirtinę misiją. Jie teikia kompleksines socialinės globos paslaugas vaikams ir suaugusiems asmenims, turintiems proto ir/ar kompleksinę negalią. Globos namai siekia gerinti jų gyvenimo kokybę ir užtikrinti kuo daugiau jų savarankiškumo ir integraciją bendruomenėje. Tai sudėtinga užduotis, kuomet įstaiga turi pasirūpinti ne tik gyventojų patogumu, bet ir čia dirbančių slaugos darbuotojų darbo sąlygomis ir tvarkingai sudaromais darbo grafikais.
Slaugos namai, panašiai kaip ir ligoninės, dirba 24/7, be pertraukų. Jiems svarbu, kad bet kuriuo paros metu vietoje būtų užtektinai atsakingų darbuotojų, kurie galėtų pasirūpinti globos namų gyventojų poreikiais. N. Genytės socialinės globos namuose dirba virš 140 skirtingas pareigas atliekančių darbuotojų. Įstaigoje yra penki pagrindiniai skyriai, kurių vadovai rankiniu būdu sudarydavo darbuotojų darbo grafikus.
Kiekvienas darbuotojas turi jiems paskirtą gyvenamąjį bloką ir pareigas. Tačiau vienam darbuotojui susirgus ar išėjus atostogų, kiti kolegos kartais turi pavaduoti juos kitose darbo vietose.
Darbo grafikų sudarymas rankiniu būdu buvo vienas didžiausių iššūkių
Renkantis OPTAS, globos namų pagrindinis tikslas buvo:
Lengvas grafikų sudarymas ir taisymas.
Grafikų sudarymo proceso automatizavimas ir standartizavimas.
Darbo kodekso reikalavimų atitikimas ir klaidų pašalinimas.
Diegdami OPTAS N. Genytės socialiniuose namuose, pasirinkimo panašią diegimo eigą, kurią taikome dirbdami su ligonininėmis.
Diegimo procesas
Su N. Genytės socialinės globos namų kolektyvu dirbti pradėjome 2024 metų pradžioje. Jie kreipėsi į mus, ieškodami sprendimo anksčiau išvardintoms problemoms spręsti. Kadangi jau esame dirbę su medicinos paslaugas teikiančiomis įstaigomis, tikėjome, jog procesas bus panašus.
Jiems pritaikėme mūsų įprastą procesą:
Diegimą pradėjome mėnesio pradžioje ir per pirmą savaitę apmokėme kolektyvą apie bendrus sistemos naudojimo ir grafikų sudarymo procesus.
Antrą savaitę mokėmės, kaip sudaryti grafikus automatizuotu būdu pagal pasirinktas taisykles.
Trečią savaitę gilinomės į tai, kaip dalintis grafikais su darbuotojais ir įvesti juos į bendrą procesą.
Mėnesio gale mokinomės darbo grafikų informaciją perkelti į darbo laiko apskaitos žiniaraštį.
Rūpybos sektoriui pritaikyti sprendimai
Diegiant OPTAS sistemą, daugiausiai dėmesio N. Genytės socialinės globos namų kolektyvas skyrė paprastesniam grafikų sudarymui. Nuo to ir pradėjom OPTAS pritaikymą.
Tačiau galiausiai praktiškai pritaikėme ir daugiau sprendimų:
Automatinis grafikų sudarymas
Šis funkcionalumas leidžia pasirinkti darbo grafikų normas bei taisykles ir automatiškai pagal tai sudaryti darbo grafikus. Tuo socialinės globos namai naudojasi daugiausiai.
Nedarbingumų informacija
Įstaiga taip pat sėkmingai naudojasi SODROS integracija, kuri leidžia suimportuoti nedarbingumų informaciją ir ją atvaizduoti tabeliuose.
Efektyvus darbuotojų skolinimas į kitus skyrius
OPTAS leidžia vadovams lengvai planuoti darbuotojų pamainas per kelias skirtingas darbo vietas ar padalinius, pasirenkant, ar darbuotojo darbo laiko apskaitą vesti vieną bendrą ar atskirą skirtingoms lokacijoms.
Suminės darbo laiko apskaitos taikymas
N. Genytės socialinės globos namai taiko suminę darbo laiko apskaitą. OPTAS leidžia automatiškai pritaikyti šio apskaitos režimo taisykles, matyti ir tiksliai paskirstyti valandų likučius, taip sumažinant viršvalandžius ar neišdirbius.
Paprastas grafikų pasidalinimas su darbuotojais
OPTAS sistema galima naudotis tiek kompiuteryje, tiek telefone. Darbuotojai savo grafikus gali pasiekti specialioje aplikacijoje arba gauti informaciją apie naujus grafikus bei jų pakeitimus el. paštu.
Darbo laiko žiniaraščiai pagal NBFC reikalavimus
NBFC – Lietuvos Respublikos finansų ministerijai pavaldi įstaiga, centralizuojanti socialinių įstaigų buhalterinę apskaitą. OPTAS sistemos paruošiami tabeliai atitinka NBFC keliamus reikalavimus darbo laiko apskaitai.
Rezultatai jau po pirmo mėnesio
Pasirūpinti 140 darbuotojų darbo grafikais ir jų centralizavimu nėra lengva užduotis, ypatingai, kuomet įstaiga turi palaikyti darbo procesus visą parą.
Bendradarbiaudami pasiekėme:
Vietoj 5 grafikų sudarytojų, grafikus nuo šiol visam kolektyvui sudaro 1 žmogus.
0 Darbo kodekso klaidų ir galimų pažeidimų.
0 neišdirbtų valandų per suminį apskaitos laikotarpį.
70% greičiau sudaromi grafikai.
20% darbuotojų darbo laikas dalijamas tarp skirtingų padalinių.
95% greičiau sudaromi tabeliai.
Paprastesnis darbo grafikų sudarymas – mažiau rūpesčių vadovams
Automatizuotas grafikų sudarymas ir lengvesnė apskaita rūpybos sektoriui
Džiaugiamės galėdami prisidėti prie patogesnio N. Genytės socialinės globos namų valdymo, palengvindami jų darbuotojų darbo grafikų sudarymą. Globa ir priežiūra yra tik viena iš industrijų, kuriose specializuojamės. Automatizacijos sprendimus taip pat taikome medicinos įstaigoms, restoranams, viešbučiams, gamybos įmonėms bei prekybos verslams.
Jei ir jūs norite:
automatizuoti darbo grafikų sudarymą
pašalinti grafikų neatitikimus ir DK klaidas
darbo grafikus valdyti vienoje, patogioje sistemoje
