Vis daugiau įmonių išbando ir sėkmingai integruoja dirbtinio intelekto (DI) sistemas savo procesuose. Tyrimai jau dabar rodo, kad 54 procentai Lietuvos darbuotojų reguliariai naudoja DI darbe, norėdami sutaupyti laiko ir efektyviau atlikti užduotis.
Nors DI integravimas į kasdienius darbo procesus iš pradžių gali pasirodyti sudėtingas, siekiame išsklaidyti su šia technologija susijusius mitus ir parodyti, kaip DI technologijomis paremtos darbuotojų darbo grafikų sudarymo ir laiko planavimo sistemos gali palengvinti jūsų komandos ir jūsų pačių darbą.
Kuo daugiau darbuotojų įmonėje, tuo labiau auga šių darbuotojų grafikų sudarymui ir valdymui skiriamas vadovų laikas. Galbūt su 10 darbuotojų grafiku galima susitvarkyti per 1 valandą, su 20 darbuotojų per 3 valandas, o jau 50 darbuotojų grafikui reikia skirti visas 15 valandų. Kuo daugiau darbuotojų tuo daugiau vadovui reikia žinoti, įvertinti įvairius niuansus ir tuo labiau darosi sunku suvaldyti šį darbo organizavimą procesą.
Šiame straipsnyje daugiau sužinosite apie tai:
- Kaip naudoti DI sprendimus darbo jėgos planavimui?
- Kaip automatizacijos pagalba nuveikti daugiau per trumpesnį laiką?
- Kaip saugiai valdyti darbuotojų ir įmonės duomenis?
- Kaip panaudoti DI darbo laiko planavimo sistemas savo įmonėje?
Ką svarbu žinoti apie darbo grafikų sudarymą?
Darbo grafikų planavimas ir sudarymas užtikrina, kad darbuotojams būtų suplanuota išdirbti reikiamas valandų kiekis, o kiekvienos pamainos metu būtų pakankamai žmonių įmonės poreikiams užtikrinti. Optimizuotas darbo grafikų sudarymas yra ypač svarbus sveikatos priežiūros, socialinės globos, gamybos, pardavimų ir kitose įmonėse, kuriuose būtina užtikrinti greitį ir veiklos tęstinumą.
Pavyzdžiui, viešbučiuose darbuotojų grafikai sudaromi taip, kad kiekvienu metu viešbutyje dirbtų reikiamas skaičius registratūros darbuotojų, kambarių tvarkytojų, restorano personalo ir kitų komandos narių. Kuomet turite aiškius ir tvarkingus darbo grafikus, užtikrinate, kad įmonė veiks be trikdžių.
Kitas pavyzdys – gamybos įmonės. Čia labai svarbu užtikrinti, kad kiekvienos pamainos metu dirbtų užtektinai reikiamą kompetencijų turinčių darbuotojų. Negalima suplanuoti pamainų, kuriose dirbtų ką tik pasamdyti darbuotojai be labiau patyrusių kolegų priežiūros.
Dar vienas pavyzdys – restoranų verslas, turintis padalinius skirtingose vietose. Reikia ne tik sudaryti vienos kavinės darbo grafiką, bet ir planuoti darbuotojų skolinimą tarp lokacijų, užtikrinant, kad kiekviena pamaina visada būtų iki galo sukomplektuota.
Nors daugelis komandų vadovų vis dar darbo grafikus planuoja rankiniu būdu, tinkami įrankiai šį procesą gali ženkliai sutrumpinti ir palengvinti.
Kas nulemia darbo grafikų sudarymo kompleksiškumą?
Darbo grafikų sudarymas net ir keliems darbuotojams nėra lengva užduotis ir vos viena klaida gali kainuoti kelias valandas darbo ir pakenkti Jūsų įmonės reputacijai. Darbo jėgos planavimas yra sudėtingas procesas, kuris nesibaigia vien pamainų paskyrimu. Didžiausias iššūkis yra užtikrinti:
- Darbo teisės aktų laikymąsi: Lietuvos Respublikos Darbo kodeksas nurodo, kiek laiko darbuotojai gali dirbti per dieną, septynias dienas ir skirtingus apskaitinius laikotarpius. Taip pat privalote stebėti, kad kiekvienas darbuotojas turėtų užtektinai pertraukų ir poilsio laiko. Priešingu atveju mažėja darbuotojų motyvacija, o įmonė gali sulaukti nemalonaus VDI patikrinimo.Darbo grafikų sudarymą be klaidų: kuomet turite ne tik surašyti darbo valandas, bet ir atsižvelgti į darbuotojų pageidavimus, atostogų prašymus ir laisvadienius, išvengti klaidų grafike darosi sunkiau.Prisitaikymą prie grafiko pokyčių: turbūt nėra tokio mėnesio, kurio eigoje bent vienas Jūsų komandos narys nepaprašytų pakeisti kelių pamainų, nesusirgtų ar netikėtai neišeitų iš darbo. Šios ir panašios situacijos apsunkina darbo laiko planavimą, pamainas reikia keisti paskutinę minutę ir vėl iš naujo tikrinti, ar suplanuotas darbo laikas nepažeidžia darbo taisyklių.Tikslią darbo laiko stebėseną: daugelis įmonių, ypatingai, kuriose dirbama slenkančiomis pamainomis, stebi tikslią darbuotojų darbo laiko pradžią ir pabaigą. Darbuotojai turi pasižymėti, kada jie atvykstą į darbą ir kada iškeliauja namo. Tačiau, jei stebėjimas vyksta ant popieriaus pasižymint laiką ranką, mėnesio ar apskaitinio laikotarpio pabaigoje daug sunkiau išvengti klaidų ir atsekti tikslų išdirbtą laiką.Darbo užmokesčio apskaitą: pasibaigus apskaitiniam laikotarpiui, būtina surinkti darbo laiko duomenis ir perduoti juos darbo užmokesčio sistemoms, kad sąžiningai būtų atlyginta už darbą.
Rankinis darbo grafikų sudarymas gali užtrukti dienas, o kartais net savaites. Net ir tada, kai atrodo, jog viską atlikote teisingai, klaidų rizika išlieka didelė.
Kaip veikia darbo grafikų sudarymo automatizavimo programos?
Darbo grafikų sudarymo programos padeda efektyviau planuoti darbuotojų darbo laiką. Tačiau ne visos jos yra sukurtos vienodai.
Galima išskirti tris darbo grafikų sudarymo įrankių tipus:
1. Rankinio planavimo sistemos
Naudojant rankinio planavimo sistemas, darbo grafikai sudaromi ir administruojami rankiniu būdu. Darbuotojų duomenys gali būti saugomi skaitmeniniu formatu, tačiau informacijos surinkimas, grafikų sudarymas, jų derinimas bei darbo laiko apskaitai reikalingi skaičiavimai atliekami rankomis.
Tokie įrankiai padeda atsisakyti popierinių dokumentų ir centralizuoti informaciją, tačiau neautomatizuoja pagrindinių planavimo procesų. Dėl to grafikų sudarymas užima daugiau laiko, o žmogiškųjų klaidų tikimybė išlieka didelė.
Vieni populiariausių šios kategorijos įrankių yra „Microsoft Excel“ ir „Google Sheets“, kurie vis dar plačiai naudojami įvairių sektorių įmonėse darbo grafikams planuoti. Tačiau net ir dirbant skaitmeninėje aplinkoje didžioji dalis procesų išlieka rankiniai, todėl neišvengiama žmogiškųjų klaidų, o augant darbuotojų skaičiui ar planavimo sudėtingumui toks būdas tampa vis mažiau efektyvus.
2. Pusiau automatizuotos grafikų sudarymo sistemos
Tokie įrankiai leidžia skaitmenizuoti darbuotojų duomenis ir siūlo greitesnį bei labiau automatizuotą grafikų sudarymą nei jau minėtas „Excel“. Įprastai tokie įrankiai suteikia galimybę naudotis kalendorių šablonais, matyti visos komandos darbo grafikus vienoje vietoje bei lengvai atlikti pakeitimus, pasitelkiant interaktyvias grafiko pamainų perkėlimo tarp darbuotojų ar dienų funkcijas (angl. drag-and-drop).
Tačiau sudėtingiausia dalis vis tiek lieka Jums – pačio darbo grafiko sudarymas, darbuotojų pageidavimų derinimas, darbo teisės reikalavimų laikymasis bei tvirtinamų dokumentų pildymas.
3. Visiškai automatizuotos darbo grafikų sudarymo sistemos
Visiškai automatizuota darbuotojų darbo grafikų sudarymo sistema yra pažangus skaitmeninis sprendimas, kuris vos kelių mygtukų paspaudimais panaikina didžiąją dalį rankinio darbo naštos.
Tokie įrankiai kaip OPTAS darbuotojų darbo laiko planavimo sistema pasitelkia dirbtinį intelektą, kad atsižvelgiant į turimus pradinius duomenis (pamainų poreikį, darbuotojų normas, laisvadienius, nedarbo dienas, pageidavimus, Darbo kodekso reikalavimus) automatiškai paskirstytų pamainas pagal įmonėje nustatytas taisykles bei prioritetus. Jums tereikia pateikti pradinius duomenis, o visa kita atlieka sistema.
11 būdų, kaip naudoti DI optimizuojant darbo grafikų sudarymą
Žemiau atrinkome 11 darbo grafikų sudarymo procesų, kuriuos galite optimizuoti įdiegę DI principu veikiančią darbo laiko planavimo sistemą. Prie kiekvieno proceso taip pat paaiškiname, kaip šią optimizavimo užduotį atlieka OPTAS DI grafikų sudarymo sistema.
Kaip vadovas (-ė), Jūs gerai žinote, kada komandos darbo krūvis pasiekia piką. Vis dėlto planuoti pamainas pagal klientų srautus ar iš anksto numatyti jos pokyčius nėra paprasta. Pažangios DI planavimo sistemos ilgainiui kaupia ir analizuoja duomenis ir remiantis juose pastebimais dėsningumais, gali prognozuoti pamainų poreikį net keliems mėnesiams į priekį.
Ši funkcija ypač naudinga tokiose srityse kaip mažmeninė prekyba, kur net nedideli klientų srautų svyravimai daro įtaką klientų aptarnavimo kokybei. Pavyzdžiui, pardavimai dažnai išauga pirmąjį mėnesio savaitgalį, kai žmonės gauna atlyginimus ir daugiau apsiperka. Šiuo metu naudinga pamainose turėti daugiau darbuotojų, kad jie be streso kokybiškai aptarnautų visus klientus.
Pastebėjęs net ir subtilius pokyčius, DI pamainų planavimo įrankis gali paskirti daugiau darbuotojų intensyviomis dienomis, o ramesniu laikotarpiu rekomenduoti mažinti pamainų skaičių. Tai padeda sumažinti išlaidas ir kartu užtikrina aukštą klientų aptarnavimo lygį.
- OPTAS sudaro darbuotojų darbo grafikus pagal nustatomą pamainų poreikį skirtingomis savaitės dienomis ar laikais. Artėjant intensyvesniam laikotarpiui, galite nustatyti, kiek darbuotojų reikės užimčiausioms pamainoms padengti. Remdamasi Jūsų pasirinkimais, darbuotojų pageidavimais, krūviais, nedarbingumų bei atostogų informacija, sistema automatiškai sugeneruoja viso mėnesio ar trumpesnio laikotarpio darbo grafiką.Jeigu grafiką redaguojate rankiniu būdu, darbuotojų planavimo sistema pažymi dienas, kuriomis gali prireikti daugiau pamainų, kad būtų užtikrinti įmonės poreikiai.
Kaip pamainų poreikį planuoja OPTAS:
Automatizacija iš pagrindų paspartina darbo grafikų ir viso proceso vykdymą. Komandų vadovai didžiąją laiko dalį praleidžia ne tik sudarydami grafiką, bet ir nuolat stebėdami, ar grafikai atitinka Darbo kodekso reikalavimus, ar darbuotojų pageidavimai yra išpildomi ir ar kiekvienoje pamainoje sudėta užtektinai darbuotojų.
DI sistema automatizuoja šiuos procesus ir ženkliai sumažina laiko sąnaudas. Taip galite daugiau laiko skirti savo komandai ir kitiems svarbiems darbams.
- Vietoje to, kad kiekvieną grafiką kurtumėte iš naujo, galite pasinaudoti išsaugotais šablonais ir vieno mygtuko paspaudimu užpildyti pradinį grafiką, kurį prireikus lengvai pakoreguosite.Visada galite patikėti sudėtingiausią darbą ir grafikų sudarymo sistemai. Tiesiog pateikite reikalingus duomenis (pamainų poreikį, darbuotojų informaciją, sudarymo taisykles), o DI planuoklis per keliolika minučių sudarys grafiką savarankiškai.Taisykles, prioritetus ir pasikartojančius darbuotojų pageidavimus jūs suvedate tik vieną kartą. Į kitus mėnesius informacija yra perkeliama automatiškai.
Kaip OPTAS automatizuoja darbo grafikus:
Atėjus vasarai ar kitam atostogų sezonui, neretai daugelis darbuotojų nori atostogauti tuo pačiu metu. Tokiu atveju vadovams tenka pasirūpinti, kad net ir sumažėjus darbuotojų skaičiui būtų padengtos visos pamainos ir nenukentėtų įmonės veikla. Dar sudėtingiau, kai atostogų prašymai patvirtinami neįvertinus bendro grafiko – tik vėliau paaiškėja, kad tam tikromis dienomis ar savaitėmis gali pritrūkti darbuotojų.
DI planavimo sistema leidžia registruoti atostogų prašymus ir suvestinių pagalba informuoja apie galimą darbuotojų trūkumą. Taip galite iš anksto pasiūlyti darbuotojams svarstyti kitas atostogų datas arba strategiškai planuoti grafiką iš anksto.
- Naudodamiesi OPTAS, darbuotojai gali patys pateikti atostogų prašymus, užregistruodami juos sistemoje. Komandų vadovai prašymus patvirtina arba atmeta, o patvirtinti prašymai automatiškai yra įtraukiami į darbo grafikus.Galite peržiūrėti kiekvieno darbuotojo poilsio ir atostogų statistiką, kad sprendimai būtų pagrįsti ir apgalvoti.
Kaip OPTAS planuoja atostogas:
Jei jūsų įmonėje darbuotojai dirba slenkančiomis pamainomis, tikėtina, kad taikote suminės darbo laiko apskaitos režimą.
Pagal šį modelį darbuotojams kiekvienam apskaitos laikotarpiui (dažniausiai ketvirčiui) priskiriamas tam tikras suplanuotų darbo valandų skaičius. Jei vieną mėnesį darbuotojas neišnaudoja nustatytos valandų normos, jis gali dirbti daugiau valandų kitą mėnesį ir taip laiką kompensuoti.
Suminė darbo laiko apskaita suteikia daugiau lankstumo darbuotojams ir padeda verslui sutaupyti, bet apsunkina jūsų buhalterinę apskaitą ir vadovų darbą, kurie turi sekti kiekvieno darbuotojo sunaudotas valandas ir teisingai paskirstyti likučius kiekvieną ketvirtį.
DI programos šį procesą optimizuoja ir leidžia automatiškai sekti, paskirstyti ir apskaičiuoti numatytas ir suplanuotas dirbti valandas. Papildomai, grafikuose ar tabeliuose esanti informacija gali būti sinchronizuojama su jūsų naudojamomis darbo užmokesčio sistemomis.
- Norėdami pradėti taikyti suminės darbo laiko apskaitos skaičiavimus, jums tereikia nustatymuose aktyvuoti šią funkciją.Darbuotojo kortelėje matysite bendrą išdirbtų valandų skaičių, likučius ir suplanuotas darbo valandas.Sistema automatiškai įspės, jei bus viršytas nustatytas valandų limitas arba jei darbuotojas neišdirbs suplanuoto darbo valandų skaičiaus.
Kaip OPTAS padeda taikyti suminę darbo laiko apskaitą:
Kartais vienas darbuotojas per mėnesį dirba keliose vietose ar skyriuose, todėl yra sudėtingiau suderinti jo pageidavimus, darbo teisės reikalavimus ir skyriaus pamainų poreikius tarp dviejų ar daugiau vietų.
DI planavimo sistemos išsprendžia ir šį iššūkį. Modernūs įrankiai įtraukia ir centralizuoja visus darbo grafikus vienoje sistemoje. Programa registruoja darbuotojo pamainas visuose skyriuose ir užtikrina, kad darbo laiko duomenys būtų prieinami visų susijusių skyrių vadovams.
Puikus to pavyzdys yra N. Genytės socialinės globos namai. Nuo 1963 metų veikiantis rūpybos centras valdo kelis skirtingus skyrius, pasidalinusius įstaigos valdose. Įprastai tie patys darbuotojai dirba viename skyriuje, bet kažkam susirgus ar išvykus atostogų, globos namai turi „pasiskolinti“ darbuotojų iš kitų skyrių. Anksčiau apskaitinio laikotarpio pabaigoje tokiais atvejais būdavo daug sudėtingiau atsekti darbo valandas ir taisyklingai užpildyti tabelius.
Galiausiai įstaiga pasuko skaitmeninimo keliu ir pasirinko OPTAS automatizuotą darbo grafikų sistemą. Dabar jie grafikus valdo vienoje, centralizuotoje sistemoje, kurioje komandų vadovai gali matyti visas darbuotojų suplanuotas ir išdirbtas darbo valandas tarp skyrių. Rezultatai pralenkė globos namų lūkesčius – dabar apskaitos pabaigoje lieka 0 neišdirbtų valandų, o darbo grafikai yra sudaromi 70 proc. greičiau.
- Darbuotojus galite įtraukti į kelis skirtingus darbo grafikus tuo pačiu metu.Suveskite informaciją apie darbuotojo suplanuotas darbo valandas, darbo laiko limitus ir kitas taisykles ir sistema automatiškai sugeneruos darbo grafiką be klaidų.Šių darbuotojų informacija automatiškai bus matoma per visus susijusius grafikus, todėl galėsite peržiūrėti jų pamainas keliose vietose vienu metu ir lengvai paskirti naujus darbo laikus, išvengiant darbo laiko dubliavimo.
Kaip OPTAS palengvina grafikų sudarymą skirtinguose skyriuose:
DI sistemos seka visą informaciją, kurią įvedate į darbo laiko planavimo sistemą. Taip galite aiškiai palyginti suplanuotas ir išdirbtas darbo valandas, paprasčiau stebėti naktines ir savaitgalio pamainas bei atlikti švenčių dienomis dirbtų pamainų apskaitą.
Šie duomenys yra itin svarbūs, nes nuo darbuoojo faktiškai išdirbtų valandų, darbo švenčių dienomis, naktį ar net savaitgaliais priklauso jų darbo užmokestis. Darbo laiko apskaitos vedimas ir tabelių pildymas rankiniu būdu reikalauja daug laiko bei didina klaidų tikimybę. Tuo tarpu DI planavimo sistema darbo užmokesčiui aktualias valandas apskaičiuoja automatiškai.
- OPTAS siūlo TimeClock funkcionalumą, kurį galite aktyvuoti visai komandai arba atskiriems darbuotojams.Kiekvienam darbuotojui suteikiamas unikalus PIN kodas.Atvykę į darbą, darbuotojai įveda savo PIN kodą planšetėje, taip užregistruodami darbo pradžią. Baigę darbą, jie pakartoja tą patį veiksmą, pažymėdami darbo pabaigą.Sistema automatiškai priskiria valandas prie reikiamų tabelių eilučių.Sistemoje taip pat automatiškai taikomas prieššventinis darbo laiko trumpinimas.
Kaip OPTAS padeda stebėti išdirbtą darbo laiką:
Kad verslas veiktų sklandžiai, svarbu ne tik darbuotojų skaičius, bet ir jų įgūdžiai bei patirtis. Įsivaizduokite viešbutį – kiekvieną savaitės dieną čia turi dirbti užtektinai registratūros darbuotojų, svečių aptarnavimo specialistų, kambarių tvarkytojų, restorano personalo ir kitų darbuotojų, kad svečiams būtų suteikiamas aukščiausias aptarnavimas.
Kitas pavyzdys – ligoninė. Jūs negalite nepriimti pacientų, nes visi gydytojai specialistai atostogauja.
DI darbuotojų planavimo sistemos padeda išvengti tokių situacijų. Kiekvieną kartą generuodami darbo grafikus, galite nustatyti reikiamą patirties ir kompetencijų lygį. DI sistema užtikrina, kad nauji darbuotojai dirbtų kartu su daugiau patirties turinčiais kolegomis ir kad kiekviena pamaina būtų visiškai sukomplektuota.
- Jūs galite darbuotojui priskirti skirtingus įgūdžius, postus ar kompetencijas. Automatinė funkcija sudarys grafikus atsižvelgama į darbuotojų įgūdžius.Jei grafiką sudarote rankiniu būdu, sistema įspės, jei darbuotojas neturi reikiamų kompetencijų dirbti priskirtoje pamainoje.Jūs galite filtruoti darbuotojus pagal kompetencijas, kas ypač naudinga, valdant dideles komandas arba ieškant informacijos apie konkrečius darbuotojus.
Kaip OPTAS sudaro grafikus pagal darbuotojų įgūdžius:
Laimingi klientai = daugiau pardavimų. Tačiau dažnai neįvertinama, kaip netinkamas darbo grafikų sudarymas gali neigiamai paveikti klientų patirtį.
Nuolatinis darbuotojų trūkumas sukelia perdegimą, todėl jūsų komanda nebeturi motyvacijos kokybiškai aptarnauti klientų. Kai klientai nesulaukia tinkamo dėmesio, ilgai laukia eilėse ar susiduria su nemandagiu aptarnavimu, tikimybė, kad jie sugrįš, ženkliai sumažėja.
Remiantis Zendesk atlikta apklausa, net 73 proc. vartotojų po prastos aptarnavimo patirties pasirenka konkurentą. Ir tai tikriausiai net per švelnus įvertinimas. Pagalvokite patys – kiek kartų sugrįžote į restoraną, kuriame aptarnavimas buvo prastas, ar į parduotuvę, kur jus pasitiko nemandagūs darbuotojai?
- Sistema užtikrina, kad kiekvienos pamainos metu dirbtų pakankamai darbuotojų pagal įmonės poreikį. Dirbant užtektinam žmonių kiekiui klientai gali būti greičiau aptarnaujami ir jiems suteikiamas reikiamas dėmesys.OPTAS sudaro teisingus darbo grafikus, kad darbuotojai nebūtų pervargę, turėtų pakankamai pertraukų ir jų prašymai nebūtų ignoruojami. Taip jie gali būti labiau motyvuoti suteikti kokybiškesnį aptarnavimą.
Kaip OPTAS gerina klientų aptarnavimą:
DI didina darbuotojų produktyvumą, padeda jiems dirbti efektyviau ir pagerina paslaugų kokybę. Tyrimai rodo, kad vidutiniškai, darbuotojai, kurie naudojasi DI įrankiais darbe, sutaupo virš septynių valandų per savaitę.
Kai darbuotojai gali paprasčiau teikti darbo pageidavimus ir derinti grafikus su kitais įsipareigojimais, pavyzdžiui, paskaitomis ar tėvyste, jie labiau vertina savo darbdavį. Toks požiūris dažnai virsta didesniu įsitraukimu, produktyvumu ir pozityviu nusiteikimu įmonės atžvilgiu.
- OPTAS supaprastina duomenų suvedimą net ir tiems darbuotojams, kurie nėra didžiausi technologijų šalininkai.Darbuotojai gali paprasčiau derinti pamainas su kitais įsipareigojimais.Jūs patys sprendžiate, ar leisti darbuotojams savarankiškai įvesti savo pageidavimus, ar rinkti juos atskirai ir suvesti sistemoje jų vardu.
Kaip OPTAS skatina geresnę darbuotojų patirtį:
Darbo teisės aktai yra būtini siekiant užtikrinti sąžiningas ir saugias darbo sąlygas darbuotojams. Tačiau būkime atviri – jų laikymasis kelia nemažai iššūkių. Viena yra sudaryti darbo grafikus taip, kad darbuotojai nepervargtų ir turėtų užtektinai pertraukų ir laisvadienių, visai kas kita yra nuolat sekti darbo teisės pokyčius ir koordinuoti komandas skirtinguose skyriuose, miestuose ar šalyse.
Automatizuotos darbo grafikų sudarymo sistemos padeda optimizuoti darbo teisės laikymąsi dviem būdais: jos aptinka darbo teisės pažeidimus ir automatiškai generuoja darbo grafikus, kuriuose reikalavimai jau yra pritaikyti.
- Sukūrus darbo grafiką, galite pastebėti pranešimus apie klaidas. Loginės klaidos atkreipia dėmesį į situacijas, kurias verta peržiūrėti, pavyzdžiui, jei darbuotojas turi pamainą, nors tą dieną buvo paprašęs laisvadienio.Raudonos linijos įspėja apie darbo teisės pažeidimus – pavyzdžiui, jei darbuotojui paskirta naktinė pamaina, o iš karto po jos rytinė, arba jei viršijamos darbuotojo sutartinės darbo valandos per mėnesį. Paspaudę įspėjimą, matysite išsamią informaciją apie konkrečią klaidą.
Kaip OPTAS užtikrina darbo teisės laikymąsi:
Modernūs verslai nebenaudoja „Excel“ personalo našumui matuoti. Norint iš tiesų išnaudoti įmonės analitikos potencialą, neturėtumėte patys rankiniu būdu rinkti ir suvesti duomenų.
DI darbuotojų planavimo sistemos automatiškai kaupia duomenis ir paverčia juos išsamiomis ataskaitomis. Naudodamiesi statistika ir ataskaitomis, galite optimizuoti darbo laiko apskaitą, vertinti darbuotojų efektyvumą ir priimti labiau pagrįstus sprendimus dėl komandos valdymo ar naujų darbuotojų samdymo.
- Dar net nebaigę sudaryti darbo grafiko, realiu laiku galite matyti, kiek pamainų reikėtų suplanuoti kiekvienai dienai bei ar jūsų sudarytas grafikas atitinka jūsų nurodyta poreikį.Pasibaigus mėnesiui, duomenis galite eksportuoti „Excel“ formatu arba naudoti filtrus ir atsisiųsti tik pasirinktų darbuotojų grafikus.Sistemoje galite matyti kiekvieno darbuotojo darbo laiko apskaitos duomenis, numatytas ir išdirbtas darbo valandas, vėlavimus, viršvalandžius ir kitus rodiklius.
Kaip OPTAS analizuoja duomenis:
Ar sudėtinga įdiegti DI darbo grafikų automatizavimo sistemą?
Pagrindinis DI tikslas yra palengvinti jūsų darbą, o ne jį apsunkinti. Tinkami įrankiai leidžia paprasčiau sudaryti darbo grafikus, nereikalaujant gilių žinių apie DI technologijas, nes tuo pasirūpina patys sistemos kūrėjai.
Būtent todėl itin svarbu, kad jūsų pasirinktas paslaugos teikėjas siūlytų greitą aptarnavimą ir konsultacijas. Patikimi partneriai turėtų jums suteikti įvadinius mokymus ir mokomųjų šaltinių, kurie palengvintų perėjimą nuo rankinio planavimo prie visiškai automatizuotų darbo grafikų.
Tai viena iš priežasčių, kodėl visiškai automatizuoti sprendimai yra pranašesni už universalius įrankius kaip „Excel“, kai susidūrus su problemomis, sprendimo dažnai reikia ieškoti savarankiškai. Tuo tarpu mažesni, specializuoti programinės įrangos tiekėjai gali pasiūlyti greitą ir individualiai pritaikytą pagalbą.
Kaip DI sistemos užtikrina privačios informacijos tvarkymą ir saugumą?
Renkantis darbo grafikų planavimo sistemą, svarbu įvertinti ne tik jos funkcionalumą, bet ir duomenų saugumą. Sistemoje saugoma jautri informacija apie darbuotojus, todėl ji turi atitikti BDAR reikalavimus ir užtikrinti saugų duomenų tvarkymą.
Patikima sistema padeda kontroliuoti prieigą prie duomenų, užtikrina jų saugumą ir leidžia darbuotojų informaciją tvarkyti laikantis galiojančių teisės aktų. Tai mažina administracinę naštą ir suteikia daugiau užtikrintumo, kad darbuotojų duomenys yra valdomi atsakingai.
Kaip suprasti, ar jūsų įmonei reikia DI planavimo sistemos?
Viskas priklauso nuo situacijos. Prieš įsipareigodami paslaugai, įvertinkite, kiek laiko jums užtrunka sudaryti grafikus visai komandai. Jei kiekvieną mėnesį praleidžiate kelias valandas ar dienas, jei esate gavę įspėjimų ar baudų dėl darbo teisės pažeidimų arba jei pastebite, kad darbuotojai nėra patenkinti esama tvarka įmonėje – tuomet taip, DI tikrai atsipirks.
Kita vertus, jei jūsų komandoje dirba vos keli darbuotojai, investicija į pažangius įrankius gali būti per didelė. Darbuotojų grafikų sudarymo automatizavimas yra ilgalaikė strategija, kurios nauda labiausiai atsiskleidžia vidutinio dydžio ir didelėse komandose.
Automatizuokite darbo grafikus be streso, pasitelkdami OPTAS
Norite, kad darbo grafikų sudarymas taptų greitesnis, pigesnis ir paprastesnis? Tuomet pasikalbėkime!
OPTAS automatizuota darbuotojų grafikų sudarymo sistema iš pagrindų palengvina darbo grafikų sudarymą ir laiko planavimą. Puikiai suprantame, su kokiais iššūkiais susiduria didelių komandų vadovai. OPTAS suteikia tinkamus įrankius, reikalingus visiškam darbo grafikų automatizavimui ir supaprastinimui. Jei tai skamba gerai – kviečiame susitarti dėl įvadinio pokalbio.
Pokalbio metu išklausysime jūsų darbuotojų planavimo iššūkius, kad galėtume pasiūlyti tinkamiausią sprendimą.
