Valandos iššvaistomos grafikų sudarymui, netikslumų taisymui ir darbuotojų nusiskundimų sprendimui – visa tai yra įprasta grafikų sudarytojų realybė. Kuomet kalbamės su klientais, daugelis jų pripažįsta, kad kiekvieną mėnesį, jie arba turi užsidaryti kelioms dienoms savo kabinete arba samdyti pagalbą, kad galėtų sudaryti darbo grafikus dešimtims (dažnai ir šimtams) darbuotojų.
Jei situacija skamba pažįstamai, turbūt esate pagalvoję, o gal net ir jau naudoję, darbo grafikų sudarymo sistemą. Deja, netinkamo įrankio pasirinkimas ne tik, kad nepalengvina, bet ir apsunkina grafikų sudarytojų darbą. Jums reikia išmokti naudotis sistema, apmokyti visą kolektyvą, o ką daryti, jei ji nepateisina lūkesčių?
Šiame straipsnyje pateikiame patarimus, kaip išsirinkti jūsų įmonei tinkamiausią darbo grafikų sudarymo sistemą – kad grafikus sudarytumėte greičiau, o naudojimasis dar viena programa nekeltų streso ar nuovargio.
Skaitykite ir sužinokite:
- Kokias problemas sprendžia tinkamai pasirinkta darbo grafikų sudarymo sistema?
- Į kokius funkcionalumus verta atkreipti dėmesį, renkantis naujus verslo įrankius?
- Kaip apskaičiuoti investicijų grąžą (angl. ROI), įsigijant naują programinę įrangą?
- Kodėl svarbu atkreipti dėmesį į darbuotojų įsitraukimą ir klientų aptarnavimą?
- Kokie kiti žingsniai padeda rasti geriausią darbo grafikų sudarymo įrankį jūsų komandai?
Ar jums reikia darbo grafikų sudarymo sistemos?
Pripažinkime – ne visoms įmonėms reikalinga itin moderni grafikų sudarymo sistema. Jei grafikus sudarote vos keliems darbuotojams ar jie dirba nekintančios darbo dienos (pamainos) trukmės režimu, paprastai, galite apsieiti, naudodamiesi paprastomis sistemomis ar „Microsoft Excel“.
Tačiau, jei turite bent kelias dešimtis darbuotojų, įmonėje dirbama slenkančiu grafiku ir / ar taikote suminės darbo laiko apskaitos režimą, moderni sistema yra naudinga investicija.
Viena pagrindinių priežasčių, kodėl įmonės nesiryžta diegti modernių darbo grafikų automatizavimo sistemų, yra baimė dėl pradinių pokyčių. Taip, diegiant bet kokią naują sistemą, reikės skirti laiko jos integravimui, procesų ir įpročių keitimui bei darbuotojų mokymams.
Tačiau visa tai užima mažiau laiko ir pastangų, nei pasenusių įrankių naudojimas ar blogiausiu atveju darbo grafikų sudarymas ir darbo laiko apskaitos vedimas rankiniu būdu.
Todėl prieš atmesdami naujas idėjas, panagrinėkite dažniausiai pasitaikančias problemas, kurias moderni darbo grafikų sudarymo sistema padėtų išspręsti.
Dažniausiai pasitaikančios problemos
Sudėtingas grafikų sudarymas
Pirmas ir dažniausiai sunkiausias žingsnis, sudarant darbo grafiką, yra tinkamas pamainų paskirstymas. Pabandykite įsivertinti, kiek laiko kiekvieną mėnesį skiriate vien tik grafikų sudarymui.
Mažesnėms komandoms tai gali užtrukti kelias valandas, o didesnėms – kelias dienas (kaip teigia mūsų klientai).
Negalite palikti neužpildytų pamainų, dubliuoti pamainų ar priskirti pamainą darbuotojams, kurie jau viršijo savo savaitinį / mėnesinį darbo krūvį. Ką jau kalbėti apie darbuotojų pageidavimus ir kitus jų įsipareigojimus kaip paskaitos ar papildomi darbai.
Sudėtingi ir kruopštūs skaičiavimai
Darbo grafikų sudarymas be klaidų keliasdešimčiai darbuotojų nėra lengva užduotis. Pasibaigus mėnesiui ar apskaitos laikotarpiui prasideda kita šio darbo dalis: reikia tiksliai apskaičiuoti, kiek valandų darbuotojas faktiškai išdirbo, kiek jų buvo naktinių, kiek – šventinių, ar buvo dirbta poilsio dienomis ir pan. Galiausiai visus šiuos duomenis būtina suvesti į darbo užmokesčio sistemą, kad atlyginimai būtų apskaičiuoti teisingai ir laiku. Suvedant duomenis ranka ar naudojant paprastus įrankius kaip „Microsoft Excel“, dažnai įsivelia klaidų ir dėl to atsiranda dar daugiau darbo.
Darbo teisės pažeidimai
Lietuvoje kaip ir kitose Europos Sąjungos šalyse yra taikomi griežti darbo teisės įstatymai. Pavyzdžiui, darbuotojams būtina suteikti pertraukas kas 5 valandas. Taip pat privalote personalui sutrumpinti prieššventinę darbo dieną esančią pamainą viena valanda. Jei taikote suminę darbo laiko apskaitą, turite užtikrinti, kad nebūtų viršijamas maksimalus darbo ir poilsio laiką ne tik po kiekvienos pamainos, bet ir per kiekvieną septynių dienų laikotarpį. Visa tai nuolat prisiminti ir tikrinti yra iššūkis.
Suminės darbo laiko apskaitos taikymas
Jei kyla stresas vien išgirdus apie suminę darbo laiko apskaitą, tuomet tikriausiai puikiai žinote, kiek laiko ir energijos atima šio režimo taikymas rankiniu būdu:
- likučių apskaičiavimas ir išlyginimasdarbo valandų trumpinimaspamainų paskirstymo taisyklių laikymasisšventinės ir prieššventinės dienos
… visa tai atima itin daug laiko ir papildomų resursų.
Neprisitaikoma prie darbų srautų svyravimų
Dažna įmonė susiduria su klientų ar darbų kiekio svyravimais. Jei vadovaujate paslaugų verslui, dažnai klientų daugiausiai sulaukiama savaitgaliais ir mažiau rytais bei darbo dienomis. Jei vadovaujate kelioms parduotuvėms, tuomet pastebite, kad klientų skaičius išauga prieš šventes ir nukrenta po jų. Prie šių pokyčių būtina prisitaikyti ne tik siūlomomis paslaugomis ar produktais, bet ir efektyviai planuojant darbuotojų darbo laiką bei jų paskirstymą.
Jei sudarydami darbo grafikus, neatsižvelgiate į darbuotojų poreikį, galite pritrūkti darbo jėgos, kai klientų ar darbų srautas didžiausias. Mažiau darbingomis pamainomis – darbuotojai neturės ką veikti. Abiem atvejais – prarandate pinigus.
Tinkamai pasirinkta darbo grafikų sudarymo sistema gali lengvai išspręsti šias problemas ir tapti jūsų dešiniąja ranka.
Kaip pasirinkti tinkamą darbo grafikų sudarymo sistemą?
Greičiausiai patiriate bent vieną iš aukščiau išvardintų problemų. Tokiu atveju jums praverstų automatizuota darbo grafikų sudarymo sistema.
Vis dėlto suprantame, kad negalite kiekvieną mėnesį testuoti vis naujos sistemos. Tai ne tik nesuteiks laukiamų rezultatų, bet ir pareikalaus daug laiko, žmogiškųjų išteklių bei energijos. Vietoje skubotų sprendimų, rekomenduojame atidžiai įvertinti toliau žemiau išvardintus kriterijus, kurie padės pasirinkti tinkamiausią darbo grafikų sudarymo sistemą jūsų įmonei.
Kiekvienas darbo grafikų sudarymo įrankis siūlo skirtingus funkcionalumus. Prieš pradėdami ieškoti darbo grafikų sudarymo įrankio, pirmiausia sudarykite sąrašą visų problemų, su kuriomis šiuo metu susiduriate, sudarydami darbo grafikus ir vesdami darbo laiko apskaitą.
Pavyzdžiui, jei grafikų sudarymas užtrunka kelias dienas, ieškokite funkcijų, kurios kuo labiau automatizuoja šį procesą. Jei sunku sužiūrėti darbuotojų atvykimo ir išvykimo iš darbo laikus – ieškokite sprendimų, siūlančių darbo laiko stebėsenos funkcionalumus.
Kita dažna problema yra sudėtingas suminės darbo laiko apskaitos taikymas. Tokiu atveju ieškokite įrankio, kuris automatiškai pritaiko šį apskaitos režimą.
Keli funkcionalumai, kuriuos pravartu turėti modernioje darbo grafikų sudarymo sistemoje:
Automatinis grafikų sudarymas
Efektyvi sistema turėtų leisti suformuoti mėnesio darbo grafikus visai komandai remiantis pagrindine informacija apie darbuotojus, jų pageidavimus bei taikytinomis darbo teisės taisyklėmis. Nors daugelis sprendimų žada automatizavimą, realybėje jie dažnai tik dalinai skaitmenizuoja procesus. Vertėtų rinktis tokią sistemą, kuri maksimaliai automatizuoja rankinius procesus ir leidžia kurti tikslius, klaidų neturinčius darbo grafikus.
Pritaikymas slenkančioms pamainoms
Dažnai internete siūlomi grafikų sudarymo įrankiai yra pritaikyti tradicinei 9–17 val. darbo laiko normai arba įmonėms, kuriose darbo grafikas dažnai nesikeičia. Jei jūsų komanda dirba slenkančiu grafiku, ieškokite būtent pamaininiam darbui pritaikytos programos, kadangi toks darbo krūvio paskirstymas reikalauja taikyti specialias darbo teisės normas ir skaičiavimus. Jei pasirinksite netinkamą įrankį, gali būti, kad programa dirbs ne jums, o jūs programai.
Darbo kodekso pritaikymas
Ieškokite funkcijų, kurios padeda pastebėti darbo teisės pažeidimus. Sistema turėtų leisti iš anksto nustatyti ir pritaikyti Lietuvos Darbo kodekso ar kitose šalyse galiojančias darbo taisykles. Taip jūsų pasirinktas įrankis pažymės klaidas arba automatiškai sudarys grafiką be teisinių pažeidimų.
Integracija su esamomis sistemomis
Galiausiai sėkmingam darbui svarbu patogi integracija su kitomis jūsų naudojamomis įmonės sistemomis. Darbo grafikų sudarymo įrankis turėtų laisvai integruotis su buhalterinės apskaitos ir (privalumas jei integruojasi) personalo valdymo sistemomis. Kai integracijų nėra, duomenis reikėtų pervedinėti rankiniu būdu tarp sistemų, kas gali atimti nemažai laiko ir padidinti klaidų tikimybę. Labai svarbu, kad ir jūsų dabar naudojamos sistemos gebėtų integruotis su kitomis sistemomis.
Darbo laiko stebėsena ir analizė
Mūsų klientai dažnai susiduria su problema – darbuotojai vėluoja, iš darbo išeina anksčiau ar visai nepasirodo savo pamainose. Tačiau be tinkamų darbo laiko stebėsenos ir ataskaitų sudarymo įrankių kartais tai sunku įrodyti.
Pažangus pamainų grafikų sudarymo įrankis turėtų leisti stebėti, kada darbuotojai atvyksta ir išvyksta iš darbo, registruoti planuotas ir faktiškai dirbtas valandas, naktines, dienines, savaitgalio ir švenčių pamainas bei generuoti ataskaitas.
Kai jau turite jums reikalingų funkcijų sąrašą, galite pradėti rinktis galimus paslaugų teikėjus.
- Prašykite rekomendacijų iš klientų, partnerių ar pažįstamų.Ieškokite sprendimų „Google“ pagal raktines frazes, pvz.: „automatizuotas darbo grafikų sudarymo įrankis“, „darbo pamainų planavimo sistema gamybos įmonėms/restoranams/parduotuvėms (priklausomai nuo jūsų industrijos)“, arba pagal funkcijas: „Darbo kodeksą atitinkanti grafikų sudarymo sistema“, „grafikų sudarymo įrankis, siūlantis integraciją su buhalterinėmis sistemomis“.Jei sprendimų ieškote pagal lokaciją, įveskite savo šalies, miesto ar regiono pavadinimą prie paieškos teksto.Ieškokite įrankių produktų apžvalgų ir palyginimų svetainėse kaip Capterra, G2 ar Crunchbase.Apsilankykite SaaS ar savo industrijos verslo renginiuose. Dažnai šiuose renginiuose apsilanko ir paslaugų bei įrankių kūrėjai, todėl galite užmegzti geresnį ryšį.
Juos galite rasti šiais būdais:
Sudarius galimų programinės įrangos tiekėjų sąrašą, įvertinkite jų internetinę svetainę, socialinius tinklus ir kitą viešai prieinamą informaciją. Taip įsitikinsite jų reputacija ir patikimumu.
Palyginkite funkcijas ir kainas
Darbo grafikų sudarymo įrankiai yra ilgalaikė investicija. Niekas nenori programinės įrangos keisti kas kelis mėnesius.
- Sistemos pritaikymui prie jūsų įmonės procesųDarbuotojų apmokymuiProgramos pritaikymui skirtinguose skyriuose
Naujų įrankių diegimas užima laiko ir resursų:
Todėl verta apskaičiuoti biudžetą bent metams į priekį.
Tačiau tai nereiškia, kad reikia rinktis pigiausią variantą. Patikrinkite, kokias funkcijas siūlo jūsų atrinkti tiekėjai, ir palyginkite skirtingų planų kainas. Viena sistema gali kainuoti pigiau, bet neturėti svarbiausių jums reikalingų funkcijų.
Dar vienas svarbus aspektas – kainodaros modelis. Rinkdamiesi įrankį, pamatysite, kad daugelis SaaS (programinė įranga kaip paslauga) įmonių taiko vieną ar kelis iš šių kainodaros modelių:
- Kaina už darbuotojąMokate už darbuotojus, kuriems sudaromi grafikai. Patogu, nes kainą lengva koreguoti, augant komandai.
- Kaina už administratoriųMokate tik už tuos darbuotojus, kurie darbuojasi su sistema. Kainą taip pat lengva koreguoti, augant komandai.
- PrenumerataJūs įsigyjate prieigą prie programinės įrangos tam tikram laikotarpiui – mėnesiui, ketvirčiui ar metams. Mokate už laiką, per kurį naudojatės programine įranga.
- Kainų pakoposPaslaugos kaina priklauso nuo jums reikalingų funkcijų. Pavyzdžiui, pradinio lygio planas siūlo ribotas funkcijas ir vartotojų skaičių, ko mažoms įmonėms gali pakakti. Aukštesnės kainų pakopos suteikia daugiau galimybių ir tinka didesnėms komandoms.
- Freemium modelisJis veikia, kaip nemokama pagrindinė sistemos versija su ribotomis funkcijomis. Norint naudotis pažangesnėmis funkcijomis, reikia pereiti prie mokamo plano.
- Individuali kainodaraKai kurios SaaS įmonės siūlo individualius kainos planus. Tai naudinga, jei jūsų įmonė didelė ir jums reikia specifinių funkcijų. Toks kainodaros modelis taip pat leidžia derėtis dėl kainos pagal poreikius. Tačiau prieš pasirašydami sutartį, būtinai pasikonsultuokite ir išsiaiškinkite visas detales, nes kartais tokia kainodara gali būti neaiški.
Buvusių ir esamų klientų atsiliepimai labai svarbu ne tik perkant naują telefoną ar skalbimo mašiną, bet ir renkantis grafikų sudarymo įrankį. Tačiau rasti klientų atsiliepimų apie specializuotą programinę įrangą gali būti sunkiau nei „Reddit“ skaityti atsiliepimus apie mobilųjį telefoną.
Skirtingai nei B2C produktų atsiliepimai, SaaS įmonės dažniausiai pateikia klientų sėkmės istorijas savo internetinėse svetainėse. Ieškodami paslaugų teikėjo, įsitikinkite, kad jie turi sėkmės istorijų, kuriose atskleidžiama, kaip kitos įmonės jūsų industrijoje sėkmingai pritaikė jų sprendimą. Sėkmės istorijos leidžia geriau suprasti, kaip produktas sprendžia konkrečias problemas ir veikia praktikoje.
Naudingos informacijos taip pat galima rasti įrankių apžvalgose ar palyginimuose patikimose svetainėse ir leidiniuose.
Taip pat galite kreiptis į sistemos teikėją tiesiogiai ir paprašyti esamų klientų kontaktų. Pokalbis su esamais klientais gali padėti suprasti, kokias problemas išsprendė jų naudojama sistema, ir net sužinoti, kaip vyko komandos mokymai ir visas diegimo procesas.
Šiame žingsnyje tikriausiai jau turite kelis favoritus. Kreipdamiesi į darbo grafikų sudarymo įrankių tiekėjus, pasidomėkite sistemos išbandymo galimybėmis, integracijos eiga ir mokymais.
Paprašykite demonstracijos
Prieš įsigydami SaaS sprendimą, svarbu jį išbandyti ir pamatyti, kaip jis veikia praktikoje. Rekomenduojame į demonstraciją pakviesti ir tuos darbuotojus, kurie dažniausiai naudosis sistema. Jie galės įvertinti, ar sistema patogu naudotis ir ar jiems sistema galėtų palengvinti darbo grafikų sudarymo darbus.
Pavyzdžiui, OPTAS potencialūs klientai gali kreiptis dėl sistemos demonstracijos. Pirmo skambučio metu apžvelgiami įmonėje esantys grafikų sudarymo procesai ir pademonstruojami sistemos veikimo principai. Siūloma galimybė ir išbandyti sistemą mokamo piloto metu. Vykdant pilotinį išbandymą yra organizuojami ilgesni susitikimai, kurių metu sistema yra išbandoma praktiškai, su realiai jūsų įmonės duomenimis. Piloto tikslas – sudaryti realius grafikus pagal faktinius jūsų darbuotojų duomenis, Darbo kodekso taisykles, kad geriau suprastumėte, kaip sistema veikia praktikoje ir įsitikintumėt jos kuriama verte.
Pasidomėkite diegimo procesu
Dar prieš įdiegdami naują sistemą, sužinokite, kaip atrodo diegimo procesai, ar galimos integracijos ir ar sistema gali sklandžiai prisitaikyti prie jau naudojamų sistemų. Geriau nešvaistyti laiko, ieškant tinkamos sistemos tik tam, kad vėliau sužinotumėte, jog ją įdiegti galima tik iš esmės keičiant vidinius procesus.
Pasidomėkite mokymais
Net jei po pirmos demonstracijos atrodo, kad viską supratote ir galėsite dirbti savarankiškai, neskubėkite. Dažnai pastebime, kad net ir technologijas puikiai išmanantys darbuotojai pradžioje susiduria su sunkumais. Tai visiškai normalu.
Kad nepraleistumėte naudingų funkcijų, įsitikinkite, jog sprendimo kūrėjai siūlo mokymus ir konsultacijas. Taip pat verta patikrinti, ar jie turi mokomosios medžiagos, vartotojo gidą ar dokumentaciją, kuri padėtų iškilusias problemas spręsti savarankiškai.
Mūsų komanda kiekvienam klientui siūlo individualų sistemos diegimą. Pavyzdžiui, mūsų klientui, Šiaulių ligoninei, sistemos įdiegimo procesas truko kelis mėnesius. Atsižvelgiant į ligoninės dydį ir darbuotojų atsakomybių įvairovę, norėjome užtikrinti, kad jie galėtų išnaudoti kuo daugiau sistemos galimybių, taip optimizuodami savo darbą.
Draugiškas, nuolatinis klientų aptarnavimas nėra privalumas – tai būtinybė. Dauguma paslaugų teikėjų siūlo personalizuotą klientų aptarnavimą, tačiau svarbu rasti tokį, kuris geriausiai atitinka jūsų poreikius. Viena sistemos klaida gali sujaukti viso mėnesio darbo grafiką ir procesus.
- Ar įmonė teikia greitą klientų aptarnavimą?Ar lengva susisiekti su gyvu žmogumi?Jei jie naudoja dirbtinio intelekto pokalbių robotus, ar jie gali suteikti suasmenintą ir tikslią pagalbą?
Pasidomėkite:
Visi šie aspektai svarbūs renkantis paslaugų teikėją.
Minėjome, kad svarbu rasti geriausią kainos ir kokybės santykį. Kad galėtumėte tiksliai įvertinti sistemos įsigijimo išlaidas ir suplanuoti sistemai reikiamą biudžetą, apskaičiuokite bendrą kainą (angl. TCO). Ji apima ne tik pirkimo kainą, bet ir eksploatavimo, palaikymo bei priežiūros išlaidas.
- Sistemos priežiūraAtnaujinimaiTechninis palaikymasPapildomos integracijosPapildomos licencijosDarbuotojų mokymai
Galimos papildomos išlaidos, kurios dažnai nėra įtrauktos į pagrindinę plano kainą:
Kai žinote bendrą kainą, galite apskaičiuoti potencialią investicijų grąžą, naudodami šią formulę:
Programinės įrangos grąža ROI = ( (Nauda – investicijų kaina) / investicijų kaina) × 100 proc.
Grynajai naudai apskaičiuoti reikia iš visos gautos naudos (finansiniai laimėjimai, kaštų sumažinimas, darbo našumo augimas, pajamų padidėjimas ir kt.) atimti visas išlaidas (pirkimas, diegimas, mokymai, priežiūra ir t. t.). Gautą rezultatą reikia padalinti iš išlaidų sumos ir padauginti iš šimto, kad gautume grąžą (ROI) procentais.
- Sutaupytas laikas grafikų sudarymuiSumažėję darbo teisės pažeidimai ir susijusios išlaidos, baudosMažiau viršvalandžiųPadidėjęs darbuotojų našumasGeresnis darbuotojų išlaikymas įmonėje ir mažesnės naujų darbuotojų paieškos išlaidosMažiau neatvykimų ir vėlavimųMažiau darbuotojų skundų
Ką verta įvertinti, skaičiuojant galimą naudą:
Gera programinės įrangos investicijų grąža paprastai prasideda nuo 20 proc.
Tolimesni žingsniai, renkantis darbo grafikų sudarymo sistemą
Suprantame, kad naujų įrankių įvedimas į įmonę atima daug laiko ir energijos. Tačiau būtent dėl to svarbu skirti laiko tinkamų sprendimų paieškoms ir išsirinkti geriausią variantą iš pirmo karto.
- Vertindami darbo grafikų sudarymo įrankius, atsižvelkite į įmonės iššūkius – ieškokite funkcijų, kurios juos sprendžiaPalyginkite sprendimus pagal jų siūlomas funkcijas, kainas, sėkmės istorijas ir klientų aptarnavimąGaliausiai apskaičiuokite galimą investicijų grąžą (ROI), kad galėtumėte priimti ilgalaikį ir verslui pelningą sprendimą
Taigi apibendrinant:
Jei norite sužinoti, kaip automatizavimas galėtų pagerinti jūsų grafikų sudarymo procesus, kviečiame registruotis pažintiniam skambučiui su OPTAS komanda. Jo metu aptarsime jūsų įmonės iššūkius ir padėsime įvertinti, ar darbo grafikų sistema būtų naudinga jūsų komandai.
- Naudojame pažangias dirbtinio intelekto sistemas automatiniams grafikams generuotiMūsų programinė įranga stebi, ar sudaromame grafike nėra darbo teisės pažeidimų ir apie juos praneša iš kartoGrafikų sudarymo įrankis leidžia fiksuoti darbuotojų pageidavimus ir pagal tai sudaryti grafikusVisi skaičiavimai atliekami automatiškaiDuomenys perduodami į kitas buhalterinės apskaitos ir personalo valdymo programasOPTAS yra pritaikytas slenkantiems grafikams ir suminės darbo laiko apskaitos režimuiSistema pateikia statistiką ir įžvalgas apie darbuotojų darbo laiko stebėseną, faktines darbo valandas ir pamainų tipus
Kodėl verta išbandyti OPTAS:
Skamba gerai? Tuomet registruokitės pažintiniam skambučiui ir pasikalbėkime!
